Betriebsverantwortliche*r

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Wiki-Artikel-Typ: 2 (Info-Artikel)

Ein*e Betriebsverantwortliche*r (BV) ist für die Kooperation mit einem Betrieb zuständig, bei dem wir Lebensmittel retten. Meist gibt es mehrere Betriebsverantwortliche für einen Betrieb. Man kann auch für mehrere Betriebe die Rolle als Betriebsverantwortliche*r übernehmen.
Die Betriebsverantwortlichen sind einerseits die Ansprechpartner*innen für den Betrieb und andererseits für alle Foodsaver in dem zugehörigen Betriebsteam. Sie sorgen dafür, dass alles zur Zufriedenheit möglichst aller Beteiligten, vor allem aber des Betriebes, geschieht. Außerdem kümmern sie sich darum, dass alle vereinbarten Abholtermine stattfinden.

Was können und dürfen Betriebsverantwortliche?

Zusätzlich zur Rolle als Foodsaver dürfen BV noch

  • neue Betriebe und Fairteiler und Abgabestellen auf der Online-Plattform eintragen
  • Kontakt zu neuen Betrieben (die nicht zu einer Betriebskette gehören) aufnehmen - nach Absprache mit einer/m Botschafter*in des Bezirks
  • Emails auf der Plattform senden und empfangen - BV haben dort eine persönliche "@foodsharing.network"-Adresse


Wie wird man Betriebsverantwortliche*r ?

Betriebsverantwortliche sind für unsere Kooperationsbetriebe das "Gesicht" von foodsharing. Daher tragen sie besondere Verantwortung dafür, unser Projekt auf professionelle Weise gegenüber den Betrieben zu repräsentieren.
Für motivierte Foodsaver, die Betriebsverantwortliche werden wollen, ist daher Voraussetzung, dass sie ein weiteres Quiz bestehen.

Theorieteil (Quiz für Betriebsverantwortliche)

Das Quiz überprüft das Wissen und Verständnis, welches für die Arbeit als Betriebsverantwortliche*r notwendig sind. Die relevanten Dokumente, um das Quiz zu bestehen, finden sich im Artikel Quiz.

Aufgaben von Betriebsverantwortlichen

Pflege der Kooperation

  • die Kooperation und Kommunikation mit dem Betrieb aufrecht erhalten
  • für eine angenehme Stimmung zwischen Foodsavern und Betrieb sorgen
  • die Betriebsseite auf der Online-Plattform pflegen und aktuell halten
  • Informationen des Betriebs, z.B. Änderungen der Abholzeiten, an die Foodsaver weitergeben
  • den Überblick über das Abholerteam und die generelle Abholsituation behalten

Organisation der Abholungen

  • sicherstellen, dass alle vereinbarten Abholungen stattfinden
  • vor Feiertagen rechtzeitig nachfragen, ob sich Abholzeiten ändern
  • Foodsaver ins Betriebsteam aufnehmen oder aus dem Team entfernen
  • bei Regelverletzungen und teaminternen Konflikten vermitteln und ggf. dafür sorgen, dass eine Regelverletzung gemeldet wird

Eine ausführliche Beschreibung der Aufgaben findet sich unten im Abschnitt Aufgaben von Betriebsverantwortlichen - eine Hilfestellung (auch als Infoblatt zum Herunterladen).

Wie ein*e Betriebsverantwortliche*r noch aktiver werden kann

  • BV, die sich noch mehr einbringen möchten, können Key Account Manager werden und die Kooperation mit einer Betriebskette betreuen.
  • Sie können sich auch in ihrem Bezirk um die Pflege oder Einrichtung von Fairteilern kümmern.
  • Wer noch mehr beitragen möchte, kann Botschafter*in werden oder in lokalen oder überregionalen Arbeitsgruppen aktiv werden.

Übergabe an eine*n neue Betriebsverantwortliche*n

  • Wenn du die Aufgabe nicht mehr (alleine) erfüllen kannst oder sie abgeben möchtest, dann schlage den zuständigen Botschafter*inne einen zuverlässigen und vertrauensvollen Foodsaver vor (mit bestandenem Quiz für Betriebsverantwortliche), dem du die Aufgabe zutraust. Du kannst auch die BOTs um Hilfe bei der Suche bitten.
  • Falls es bei der Kooperation Problemen gibt (teamintern oder mit dem Betrieb), dann informiere deine*n Nachfolger*in vor der Abgabe genau über die Probleme.

Abholungen von unbekannten Foodsavern oder foodsharing-externen Personen

Wenn du erfährst, dass jemand Unbekanntes im Namen von foodsharing bei einem Betrieb abgeholt hat,

  • dann bitte den Betrieb, ab sofort alle Foodsaver nach ihrem Ausweis fragen
  • berichte das Problem auf der Pinnwand und schreibe dort und in der Beschreibung des Betriebs, dass ab sofort bei allen Abholungen der Ausweis unaufgefordert vorgezeigt werden soll
  • Erstelle ggf. eine Liste ohne Namen und nur Foodsaver-IDs von allen Mitgliedern des Betriebsteams und bitte darum, bei den Abholungen den Ausweis mit der Liste zu vergleichen. Für eine Liste mit Namen müssen die betroffenen Foodsaver einverstanden sein, da es sich um die Verarbeitung persönlicher Daten handelt.
  • Es ist wichtig, das Problem gegenüber dem Betrieb offen zu kommunizieren und sich für die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.

Aufbau von neuen Kooperationen

Wenn du eine Kooperation mit einem neuen Betrieb aufbauen möchtest, dann verwende und beachte bitte die Checkliste für den Kooperationsaufbau.

Formulare

Im Artikel Formulare und Mustertexte für foodsharing-Bezirke finden sich ein paar Formulare, die von Betriebsverantwortlichen für ihre Arbeit genutzt werden können.

Aufgaben von Betriebsverantwortlichen – eine Hilfestellung

Auch als Infoblatt zum Herunterladen.

Betriebsverantwortliche (BV) sind zuständig für die Verwaltung und Pflege der Kooperation mit einem Betrieb. Zu den Aufgaben der Betriebsverantwortlichen gehören insbesondere die folgenden:

1) Betrieb: Die BV sind Ansprechpartner für den Betrieb und kümmern sich darum, guten Kontakt und gute Kommunikation mit dem Betrieb zu pflegen.
Die BV legen gemeinsam mit dem Betrieb Abholzeiten und weitere Details fest.
Die BV besprechen mit dem Betrieb eine Vorgehensweise für den Fall, dass ausnahmsweise ein Abholtermin nicht durchgeführt werden kann.

2) Konflikte zwischen Mitgliedern des Betriebsteams und dem Kooperationsbetrieb: Falls es zu irgendwelchen Konflikten oder Unstimmigkeiten zwischen Mitgliedern des Betriebsteams und Angehörigen des Betriebes kommt, kümmern sich die BV darum, die Konflikte beizulegen.

3) Betriebsseite: Die BV halten alle Angaben zu dem Betrieb auf der Betriebsseite aktuell, z.B. die Besonderheiten, die typische Abholmenge, die Abholzeiten usw.
Die BV geben Informationen des Betriebs zu Abholungen an das Betriebsteam weiter.

4) Abholungen: Die BV eines Betriebes sind dafür zuständig, dass alle vereinbarten Abholtermine mit dem Betrieb stattfinden.
Falls sich für einen Termin niemand eingetragen hat, ist es Aufgabe der BV, das Betriebsteam oder einzelne Mitglieder anzusprechen (Nachricht ans Team, Telefon, ...) und jemanden zu finden, der die Abholung machen kann.
Findet sich niemand anders, dann sind die BV in der Verantwortung, die Abholung selbst durchzuführen oder im Notfall den Betrieb zu informieren, dass die Abholung ausfällt. Letzteres sollte eine sehr seltene Ausnahme bleiben.

5) Feiertage: Wenn Feiertage auf Abholtage fallen, besprechen die BV rechtzeitig mit dem Betrieb, ob sich die Abholzeiten ändern, und informieren das Betriebsteam.

6) Betriebsteam: Die BV nehmen Foodsaver in das Betriebsteam auf oder entfernen sie (z.B. wenn Foodsaver den Bezirk verlassen). Sie können außerdem Mitglieder aus einem schwerwiegenden Grund aus dem Betriebsteam ausschließen (etwa deutliches Fehlverhalten oder eine Ablehnung eines/r Foodsavers durch den Betrieb).
Außerdem entscheiden die BV, ob ein Team weitere Mitglieder sucht oder nicht.

7) Teaminterne Konflikte, Meldungen von Regelverletzungen: Falls es zu Konflikten zwischen Mitgliedern des Betriebsteams oder zu Regelverletzungen durch ein Teammitglied im Rahmen der Kooperation kommt, dann versuchen die BV diese Konflikte durch Gespräche mit allen Beteiligten zu lösen.
Ggf. sorgen sie dafür, dass eine Regelverletzung gemeldet wird.

8) Neue Betriebe vorschlagen: Wer einen neuen Betrieb ansprechen will (mit dem noch keine Kooperation besteht) und diesen Betrieb als BV betreuen möchte, kann diesen Betrieb auf foodsharing.de in die Liste der Betriebe eintragen.
Vor der Kontaktaufnahme ist es aber wichtig, mit einem BOT des Bezirks zu sprechen, um zum Beispiel Doppelansprachen oder eine Überlastung der vorhandenen Foodsaver zu verhindern.

Tipps zur Kooperationspflege für Betriebsverantwortliche

Tipps für die Zusammenarbeit mit einem Betrieb

  • Der Betrieb sollte immer so weit wie möglich zufrieden gestellt werden – achte z.B. darauf, dass alles immer sauber hinterlassen wird, dass die Foodsaver sich an die Vorgaben halten, sich rücksichtsvoll und freundlich verhalten usw.
  • Achte darauf, dass eine 100%-Abholquote erreicht wird. Du trägst dafür Sorge, dass vereinbarte Abholzeiten und Abmachungen eingehalten werden.
  • Sorge für einen guten Draht und eine gute Kommunikation zwischen dem teilnehmenden Betrieb und den Foodsavern. Zum Beispiel kannst du (wenn es einen Anlass gibt) auch von dir aus mal nachfragen, ob alles in Ordnung ist.
  • Der Umgang mit den Beschäftigten sollte immer freundlich und zuvorkommend sein.
  • Sprich bei wichtigen Dingen, Vorfällen, Wünschen usw. immer direkt mit der Geschäftsleitung.
  • Eine nette Geste des Dankes für die Beschäftigten kann schön sein: z.B. einmal im Jahr einen Kuchen backen, Apfelmus aus den geretteten Lebensmitteln kochen – oder was dir noch so in den Sinn kommt.
  • Wenn du beobachtest, dass in einem Betrieb Lebensmittel verschwendet werden, dann kannst du das als konstruktiven Verbesserungsvorschlag in respektvoller Art und Weise ansprechen. Auf keinen Fall sollten wir fordernd oder mit einer Anspruchshaltung auftreten. Wichtig ist dabei auch, den richtigen Moment für ein solches Gespräch abzupassen.

Tipps zum Umgang mit den Foodsavern in Team

  • Ein guter Informationsfluss und eine gute Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ist wichtig. Zum Beispiel müssen alle Teammitglieder Änderungen beim Ablauf der Abholungen zeitnah erfahren.
  • Alle Informationen zum Betrieb und Änderungen dazu sollten so schnell wie möglich in die Besonderheiten oder auf die Pinnwand auf der Teamseite geschrieben werden.
  • Falls ein*e BV mal nicht zeitnah für die Teammitglieder erreichbar sein kann, dann sollte er/sie für eine Vertretung sorgen.
  • Hin und wieder kann ein BV das Team (oder einzelne Foodsaver) auch mal loben!
  • Die BVs sollten darauf achten, dass sich alle Foodsaver vor einer Abholung eintragen und die Kommunikation zu Abholungen nur über die Plattform läuft; dadurch können ggf. Probleme und Regelverletzungen besser nachvollzogen werden werden.
  • Es ist auch wichtig, dass alle, die bei einem Betrieb eingetragen sind, wirklich hin und wieder abholen. Die Kontinuität der Abholenden erleichtert eine vertrauensvolle, langfristige Beziehung mit einem Betrieb. Karteileichen sollten vermieden werden. Daher kann es sinnvoll sein, in regelmäßigen Abständen die Teamliste aufzuräumen.

Wenn es mal kriselt

  • Wenn eine Kooperation gefährdet ist, dann solltest du unbedingt den Kontakt zu den Botschafter*innen suchen und um Hilfe bitten. Bei Betriebsketten können BV und BOT auch die Gruppe Betriebsketten (ketten@foodsharing.network), bei sehr ernsthaften Konflikten den foodsharing e.V. (vorstand@foodsharing.de) um Hilfe bitten.
  • Falls du Unterstützung bei der Leitung der Kooperation wünschst oder die Aufgabe abgeben willst, dann können die BOTs helfen, neue BV zu finden.
  • Du kannst die Gelegenheit nutzen, auf den Bezirkstreffen Erfolgs- und Misserfolgs-Geschichten der Kooperation zu berichten.


Artikel von:   AG Wiki   (Kontakt) Letzte Überarbeitung am 10.06.2020

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