Betriebsverantwortliche*r

Die Betriebsverantwortlichen pflegen einen guten Kontakt zu dem Betrieb, für den sie verantwortlich sind, und zum Abholendenteam. Außerdem kümmern sie sich darum, dass möglichst alles zur 100%igen Zufriedenheit des Betriebs und der Abholenden geschieht. Dafür sind die folgenden Beschreibungen essenziell.

Welche Betriebe sind möglich?

Betriebsverantwortliche dürfen ausschließlich kleinere, inhaber*innengeführte Betriebe ansprechen, bei denen der/die Geschäftsleiter*in selbst über eine Kooperation entscheiden kann. Grundsätzlich dürfen keine größeren Ketten angesprochen werden, die aus mehr als drei Filialen bestehen. Dort haben einzelne Filialleiter*innen meist keine Entscheidungshoheit über Kooperationen, daher wird hier von der Gruppe Betriebsketten auf höherer Ebene verhandelt.
Möchtest du für eine eine Filiale einer größeren Kette ein Team aufbauen? Dann wende dich bitte an deine*n Botschafter*in.

Werdegang der Betriebsverantwortlichen

• Foodsaver, die gerne auch die Verantwortung für einen Betrieb übernehmen möchten, müssen zuerst das Quiz für Betriebsverantwortliche bestehen.
• Am Anfang kann es sinnvoll sein, sich erst einmal bei bestehenden Betrieben als Co-Betriebsverantwortliche*r einzubringen. Dadurch kann man die Aufgaben und Herausforderungen für Betriebsverantwortliche kennen lernen.

Theorieteil (Quiz für Betriebsverantwortliche)

Um das Quiz zu bestehen, sind folgende Dokumente relevant:

• dieser Artikel
• Botschafter*in
• Foodsaver
• Foodsharing und Bedürftigkeit
• Vorteil für den Lebensmittelspenderbetrieb
• Wie umgehen mit Betrieben, die nicht kooperieren wollen

Aufgaben einer Betriebsverantwortlichen

Erstkontakt

Der Erstkontakt bzw. Kooperationsaufbau ist ausführlich in der Checkliste Kooperationsaufbau und Kooperationspflege beschrieben.

Betrieb eintragen

• Jeder angefragte Betrieb wird vor dem Erstkontakt von dem/der Betriebsverantwortlichen, der/die den Kontakt hergestellt hat, in die Liste der Betriebe eingetragen. (Bezirke → Bezirksname → Betriebe → Aktionen → Neuen Betrieb eintragen).
• Dabei wird alles Besprochene auf die Teamseite des Betriebes geschrieben (unter Besonderheiten oder auf die Pinnwand) und der Status (kooperationsbereit, noch in Verhandlungen, nicht bereit zu spenden usw.) eingetragen. So können alle aus Deiner Region sehen, welche Betriebe bereits angesprochen worden sind.
• Öffentliche Information (sichtbar auf der Karte) ist sinnvoll.
• 100%ige Transparenz ist wichtig. Alles, was an betriebsinternen Problemen oder Besonderheiten beim Abholen auftaucht, sollte auf der Pinnwand des Betriebes vermerkt sein. Dadurch sind alle anderen Foodsaver auch informiert. So wird eine gute Kommunikation und eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Betrieben garantiert.

Aufbauen eines Teams

• Man muss eine verantwortungsvolle Gruppe bilden, die zuverlässig Essen abholt. Bevor du einen Betrieb ansprichst, solltest du bestenfalls schon abholbereite Foodsaver in deiner Gegend aufgestellt haben.
• Die Abholungen sollten auf jeden Fall erst beginnen, wenn auch an allen Tagen, für die es mit dem Betrieb vereinbart ist, zuverlässig und pünktlich abgeholt werden kann.
• Achte darauf, dass der Betrieb innerhalb von vier Wochen nach Start der Kooperation (erste Abholung) mindestens zwei Betriebsverantwortliche hat. Beide sollen in der Lage sein, den Betrieb zu führen, um bei Krankheit, Urlaub oder sonstiger Abwesenheit einen einwandfreien Ablauf zu gewährleisten, so dass weder dem Betrieb noch den Foodsavern Schwierigkeiten entstehen. Auch wird damit einer Überlastung der Botschafter*innen vorgebeugt.
• Allen Foodsavern muss klar vermittelt werden, dass eine 100%ige Abholung das Ziel ist und es sehr unangenehm für das ganze Team ist, wenn ein Abholtermin verschlafen oder nicht pünktlich wahrgenommen wird.

Kooperationspflege

• Die Foodsaver sollten sich persönlich kennen und können regelmäßige Treffen des Abholteams organisieren.
• Außerdem ist es wichtig, dass alle, die bei einem Betrieb eingetragen sind, auch wirklich abholen. Die Betriebsverantwortlichen sind also dafür verantwortlich, das Team inklusive Springerliste zu aktualisieren.
• Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass es einen guten Informationsfluss und eine gute Kommunikation zwischen den Teammitgliedern gibt. Zum Beispiel muss rechtzeitig für Ersatz gesorgt werden, wenn jemand nicht zum vereinbarten Zeitpunkt abholen kann.
• Immer einen guten Draht und Kommunikation zwischen dem teilnehmenden Betrieb und den Foodsavern halten - z.B. alle paar Monate beim Betrieb nachfragen, ob alles zu deren Zufriedenheit verläuft.
• Bei wichtigen Dingen, Vorfällen, Wünschen usw. immer direkt mit der Geschäftsleitung sprechen.
• Den Betrieb immer zufrieden stellen und darauf achten, dass alles immer sauber hinterlassen wird.
• Bitte achtet darauf, dass die Foodsaver sich eintragen, bevor sie abholen. Die Abholungen sollen nur über die Plattform koordiniert werden und nicht über andere Wege wie Telefon, SMS, Mails, Facebook, Rauchzeichen etc. So können Verstoß-Meldungen vom Team zurückverfolgt werden, wenn jemand nicht abgeholt hat. Außerdem ergibt sich eine höhere Regelmäßigkeit und Transparenz für den Betrieb.
• Beobachtete Verschwendung von Lebensmitteln in den Betrieben sollte als konstruktiver Verbesserungsvorschlag in respektvoller Art und Weise geäußert werden, auf keinen Fall fordern oder mit einer Anspruchshaltung. Der richtige Moment, dies zu kommunizieren, sollte dabei immer abgepasst werden (z.B. Vorschläge zur Müllreduzierung oder wenn bestimmte Produkte häufiger und in großer Menge abgeschrieben werden).
• Der Umgang mit den Geschäftsmitarbeitenden sollte immer freundlich und zuvorkommend sein. Wir stellen klar, dass wir niemandem etwas wegnehmen oder mit jemandem in Konkurrenz treten wollen. Falls die Mitarbeitenden beim Abholen etwas für sich herausnehmen wollen, haben sie immer Vorrang!
• Eine nette Geste des Dankes für die Mitarbeitenden überlegen, z.B. einmal im Jahr einen Kuchen backen, Apfelmus aus den geretteten Lebensmitteln kochen - oder was dir noch so in den Sinn kommt.

Wie reagierst du, wenn unbekannte Foodsaver oder foodsharing-externe Personen unangemeldet bei einem Betrieb Lebensmittel abholen?

• Sollte es öfter vorkommen, das jemand Unbekanntes abgeholt hat, dann schreibe dies auf die Betriebspinnwand und spreche mit dem Betrieb, so dass die fortan alle Foodsaver nach ihrem Ausweis fragen. Die Ausweiskontrolle verhindert, dass Foodsaver oder andere Menschen außerhalb des foodsharing-Netzwerk unangemeldet abholen gehen.
• Kommuniziere das Auftreten des Problems mit dem Team mit einem Pinnwandeintrag und einer Rundmail an alle aus dem Team, in der du daraufhin weist, dass zukünftig bei der Abholung immer der Foodsaver-Ausweis unaufgefordert vorgezeigt werden muss. Diese Information trage bitte auch in der Beschreibung des Betriebes ein.
• Sollte das Problem dennoch auftreten, fertige eine Liste mit allen Namen und deren Foodsaver-Ausweis-IDs an. Die Liste gibst du dem Betrieb und bittest die Angestellten, bevor sie Lebensmittel herausgeben, die Abholenden nach ihrem Ausweis zu fragen und diesen mit der Liste abzugleichen. Nur diejenigen, die auf der Liste stehen, haben das Recht, dort abzuholen. Dabei ist es wichtig, mit dem Betrieb offen zu kommunizieren und sich für die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.

Übergabe an eine neue Betriebsverantwortliche

• Wenn du die Aufgabe nicht mehr (alleine) erfüllen kannst, dann kannst du dir Hilfe suchen, indem du weitere Betriebsverantwortliche ernennst, denen du eine zuverlässige und verantwortungsvolle Erfüllung der Betriebsverantwortlichen-Aufgaben zutraust.
• Im Extremfall kannst du die Kooperation abgeben. Suche dazu einen zuverlässigen und vertrauensvollen Foodsaver, der dein vollstes Vertrauen genießt. Dieser muss das Quiz für Betriebsverantwortliche bestanden haben. Gib nur Kooperationen ab, die ohne Probleme (egal ob teamintern oder mit dem Betrieb) laufen, und nicht, um die Probleme an den Nächsten weiterzugeben! Wenn du Hilfe brauchst, kannst du dich an deine*n Botschafter*in wenden.