Z Testartikel

(TITEL:) Formulare für foodsharing-Bezirke

Einleitung: - Für Vereine, aber auch für andere Bezirke - Änderungsdarstellung - lokal anpassen - nur Empfehlung - Hinweis auf Mustersatzung, evtl. Links

Schriftverkehr

1.00 Vorlage für Formulare
Kann verwendet werden, um eigene Formulare mit foodsharing-Layout zu gestalten.

1.01 Briefkopf / Musterbrief
foodsharing-Briefkopf mit Standard-Elementen (Absender, Anrede und Unterschriftsfeld)

1.02 Email-Signatur
Vorlage für eine gute Email-Signatur

2) Vereinsbetrieb

Vereinsgründung

2.01a Gründungsversammlung, Einladung
Brief mit allen erforderlichen Angaben und verpflichtenden Tagesordnungspunkten für die Einladung zu einer Gründungsversammlung (auch als Email, Forumsbeitrag usw. verwendbar).

2.01b Gründungsversammlung, Protokoll
Protokoll-Vorlage mit allen erforderlichen Tagesordnungspunkten für eine Gründungsversammlung und alle Angaben, die im Protokoll vorkommen müssen; sie kann gleichzeitig als Leitfaden für die Versammlung dienen, damit man nichts vergisst.

2.02a Gemeinnützigkeit, Anfrage vor Gründung an das Finanzamt
Anfrage zur Prüfung eines Satzungsentwurfs vor der Gründungsversammlung; erspart bei vom Finanzamt geforderten Änderungen eine spätere Änderung der bereits beschlossenen Satzung.

2.02b Gemeinnützigkeit, Beantragung der Feststellung nach Gründung an Finanzamt
Brief mit allen Angaben und Hinweisen auf Anlagen, die für die Feststellung der Gemeinnützigkeit erforderlich sind.

2.02c Gemeinnützigkeit, Anfrage vor Satzungsänderung
Brief, um eine geplante Satzungsänderung schon vor der Abstimmung im Verein vom Finanzamt prüfen zu lassen; erspart bei vom Finanzamt geforderten Änderungen eine spätere, erneute Änderung der Satzung
Eine geänderte Satzung muss vom Finanzamt geprüft werden, ob sie immer noch Gemeinnützigkeit zulässt.

2.02d Gemeinnützigkeit, Beantragung der Feststellung nach Satzungsänderung
Brief mit allen Angaben und Hinweisen auf Anlagen, die für die Feststellung der (Weitergültigkeit der) Gemeinnützigkeit erforderlich sind.
Eine geänderte Satzung muss vom Finanzamt geprüft werden, ob sie immer noch Gemeinnützigkeit zulässt.

2.02e Gemeinnützigkeit, Beantragung nach Vereinssitz-Änderung
Brief mit allen Angaben und Hinweisen auf Anlagen, die für die erneute Feststellung der (Weitergültigkeit der) Gemeinnützigkeit erforderlich sind.
Die Feststellung der Gemeinnützigkeit findet subsidiär durch die Kommunen statt; sie gilt dafür immer nur für einen Amtsgerichtsbezirk. Wenn der Vereinssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt wird, muss das dortige Amtsgericht die Gemeinnützigkeit erneut prüfen.

2.03a Eintragung eines Vereins, Anmeldung an Amtsgericht
Brief mit allen Angaben und Hinweisen auf Anlagen, die für die Eintragung eines Vereins ins Vereinsregister erforderlich sind.

2.03b Eintragung Satzungs- & Vorstandsänderung, Anmeldung an Amtsgericht
Brief zur Eintragung einer Satzungs- oder Vorstandsänderung, mit allen Angaben und Hinweisen auf Anlagen, die erforderlich sind.

Mitgliederversammlung

2.04a Mitgliederversammlung, Einladung
Brief mit allen erforderlichen Angaben und verpflichtenden Tagesordnungspunkten für die Einladung zu einer Mitgliederversammlung (auch als Email, Forumsbeitrag usw. verwendbar).

2.04b Mitgliederversammlung, Protokoll
Die Protokoll-Vorlage enthält alle erforderlichen Tagesordnungspunkte für eine Mitgliederversammlung und alle Angaben, die im Protokoll vorkommen müssen; d.h. er kann gleichzeitig als Leitfaden für die Versammlung dienen, damit man nichts vergisst.

Fernabstimmung

Vorlagen für eine Abstimmung ohne Versammlung, d.h. online bzw. per Brief. Vorlage "a" ist für Bezirke mit Verein, Vorlage "b" für Bezirke ohne Verein sowie Gremien außerhalb eines Bezirks gedacht.
In allen diesen Vorlagen müssen zahlreiche Angaben und Begriffe für jedes Gremium (z.B. Verein, Vorstand, MT/S, LMG, BOTs, ...) angepasst werden.

2.05a/b Fernabstimmung, Mustertexte Aufruf usw.
Mustertexte Aufruf zur Diskussion, Aufruf zur Abstimmung, Mitteilung der Ergebnisses u.a.

2.06a/b Fernabstimmung, Aufruf per Brief
Aufruf für Stimmberechtigte ohne foodsharing-Account und Email-Adresse

2.07a/b Fernabstimmung, Ergebnis per Brief
Mitteilung der Ergebnisses für Stimmberechtigte ohne foodsharing-Account und Email-Adresse

2.08 Fernabstimmung, Protokoll
Vorlage für die Protokollierung der Ergebnisses

Vorstand des Vereins

2.11 Vorstandssitzung, Einladung
Brief mit allen erforderlichen Angaben für die Einladung zu einer Vorstandssitzung (auch als Email, Forumsbeitrag usw. verwendbar; auch für andere Gremien verwendbar !).

2.12 Vorstandssitzung, Protokoll
Vorlage für ein Protokoll zu einer Vorstandssitzung (auch für andere Gremien verwendbar !)

2.13 Auflösung des Vereins, Anmeldung an Amtsgericht
Brief mit allen Angaben und Hinweisen auf Anlagen, die für die Mitteilung der Auflösung eines Vereins erforderlich sind.

2.14 Vollmacht zur Vertretung des Vereins
Der Vorstand des Vereins kann einer Person (Mitglied oder nicht), eine Vollmacht erteilen, den Verein bei einem bestimmten Rechtsgeschäft zu vertreten.

Mitgliederverwaltung

Eintritt in den Verein

3.01a Aufnahmeantrag
Aufnahmeantrag in den Verein mit allen erforderlichen Angaben; dieses Forumular muss (als einziges) in Papierform vorliegen.
Die wichtigsten Angaben sind: - Adresse und Geburtsdatum - Status der Mitgliedschaft: der "Normalfall" ist ordentliches Mitglied, was man aber nur in einem Bezirksverein sein kann - eine Angabe, ob das Mitglied eine regelmäßige, jährliche Spende an den Verein machen will

3.01b Antrag auf postalische Zustellung
Für Mitglieder ohne Email-Adresse, die Mitteilungen des Vereins (z.B. Einladung zur Mitgliederversammlung) auf eigene Kosten in Papierform erhalten wollen.

3.01c Aufnahmebestätigung / Begrüßung neue Vereins-Mitglieder
Ein Mitglied hat ein Anrecht auf eine schriftliche (d.h. auch per Email) Bestätigung, dass sein Aufnahmeantrag eingegangen ist und angenommen wurde.

3.02 Erlaubnis zur Veröffentlichung von Daten
Für manche Aufgaben (z.B. Öffentlichkeitsarbeit, Leitung eines Projekts) kann es sein, dass Kontaktdaten von Foodsavern an Personen außerhalb oder innerhalb von foodsharing herausgegeben werden müssen. Dafür wird eine schriftliche Einwilligung des Foodsavers benötigt.

Ende der Mitgliedschaft

3.03a Austrittserklärung
Vorlage zur Kündigung der Vereinsmitgliedschaft durch ein Vereinsmitglied (auch per Email).

3.03b Ordentliche Kündigung an Mitglied
Vorlage zur Kündigung der Vereinsmitgliedschaft eines Mitglieds durch den Verein (nicht per Email zulässig).

3.03c Kündigungsbestätigung für ausgetretene Vereins-Mitglieder
Mitglieder haben ein Anrecht auf eine schriftliche (d.h. auch per Email) Bestätigung, dass ihre Kündigung der Mitgliedschaft eingegangen ist und umgesetzt wurde.

3.04a Ausschluss eines Mitglieds, Antrag
Brief zur Mitteilung der Absicht, ein Vereinsmitglied aus dem Verein auszuschließen. Das Mitglied erhält mit diesem Brief die Gelegenheit, Stellung zu nehmen. (Der Brief darf nicht per Email verschickt werden; die Antwort allerdings schon.)

3.04b Ausschluss eines Mitglieds, Beschluss
Brief zur Mitteilung an ein Vereinsmitglied, dass es aus dem Verein ausgeschlossen wird. Der Ausschluss ist mit diesem Brief rechtswirksam. Er muss vorher (Vorlage 3.04a) angekündigt worden sein . (Der Brief darf nicht per Email verschickt werden.)

Ruhen der Mitgliederschaft

3.05a Ruhen der Mitgliedschaft, Antrag
Brief zur Mitteilung der Absicht, die Mitgliedschaft eines Vereinsmitglieds für eine gewisse Zeit ruhen zu lassen. Das Mitglied erhält mit diesem Brief die Gelegenheit, Stellung zu nehmen. (Der Brief darf nicht per Email verschickt werden; die Antwort allerdings schon.)

3.05b Ruhen der Mitgliedschaft, Beschluss
Brief zur Mitteilung an ein Vereinsmitglied, dass dessen Mitgliedschaft für eine gewisse Zeit ruht. Das Ruhen ist mit diesem Brief rechtswirksam beschlossen. Er muss vorher (Vorlage 3.05a) angekündigt worden sein . (Der Brief darf nicht per Email verschickt werden.)

Weiteres

3.06 Versicherung, Meldung neue Mitglieder
Wenn sich die Anzahl der Mitglieder erhöht hat, kann dies mit diesem Anschreiben einer Versicherung gemeldet werden.

3.07 Mitgliederliste
Excel-Datei zur Verwaltung der Vereins-Mitglieder.

3.08 Änderung der jährlichen Spende
Ein Mitglied kann angeben, ob es ab dem Zeitpunkt der Mitteilung eine regelmäßige, jährliche Spende an den Verein machen will oder die Höhe der Spende ändern will.

3.09 Nachweis über ehrenamtliche Mitarbeit
Diese Bestätigung ist für manche Mitglieder nützlich, um sie an anderer Stelle vorzulegen. Sie sollte nicht leichtfertig, sondern mit realistischen Angaben ausgestellt werden.

Nicht-Eingetretene

3.21 Hinweis an Nicht-Eingetretene nach Vereinsgründung – mit Frist
Aufforderung nach Vereinsgründung an die Foodsaver des Bezirks, dem Verein beizutreten.

3.22 Hinweis an Nicht-Eingetretene nach Vereinsgründung – Fristende
Mitteilung nach Vereinsgründung an nicht-eingetretene Foodsaver des Bezirks, dass sie in Kürze aus dem Bezirk gelöscht werden

Betriebe

4.01 Kooperationsvertrag
Mustervertrag für den Fall, dass ein Betrieb einen schriftlichen Vertragsabschluss wünscht

4.03a Liste Lebensmittelabfälle gemäß GewAbfV (für Einzelabholungen bei Betrieben)
Nachweisliste für Betriebe über die ordnungsemäße Entsorgung ihrer Lebensmittel-Abschreibungen; auf Wunsch eines Betriebes kann jede Abholung von den Foodsavern in diese Liste eingetragen werden.

4.03b Bestätigung über Lebensmittelzuwendungen (pauschal)
Bestätigung für Betriebe (einmal im Jahr) über die durchschnittlich übernommenen Lebensmittelmengen; kann auf Wunsch eines Betriebes einmal im Jahr vom Betriebsverantwortlichen (BV) ausgefüllt werden.

4.04 Feiertage und besondere Tage: Planungstabelle für Schließungszeiten der Betriebe
Notizliste für Betriebsverantwortliche (BV), um Terminänderungen bei Abholungen zu notieren

Abholbetrieb

5.01a Rechtsvereinbarung für Foodsaver
Muss von allen Foodsavern nach dem FS-Quiz und vor den Einführungsabholungen akzeptiert werden (geschieht online).
Bei Kooperationsverhandlungen mit Betrieben ist sie sehr wichtig und nützlich, da sie einen Haftungsausschluss von foddsharing gegenüber dem Betrieb enthält. Dieser überzeugt Betriebe oft, mit foodsharing zu kooperieren.

5.01b Rechtsvereinbarung für Betriebsverantwortliche
Zusatz-Rechtsvereinbarung für alle, die das BV-Quiz bestanden haben und BV werden wollen.

5.02 Betriebsverantwortliche, Leitfaden zu den Aufgaben
Sammlung von Aufgaben und Aspekten, an die BVs denken und um die sie sich kümmern müssen.

5.03 Bewerber für Betrieb – Hinweis auf Bezirksbeitritt oder Verein
Wenn ein Bezirk einen Bezirksverein hat, dann dürfen meistens in den Betrieben des Bezirks nur Foodsaver abholen, die Vereinsmitglied sind. Bewirbt sich jemand, ohne Vereinsmitglied zu sein, dann kann diese Nachricht an ihn/sie geschickt werden.

Betriebsteam-Inventur

5.11 Lange nicht abgeholt bei Betrieb – Nachfrage an Foodsaver
Frage an Foodsaver, die bei einem Betrieb lange nicht abgeholt haben, ob sie noch im Betriebsteam aktiv sein wollen.

5.12 Lange nicht abgeholt bei Betrieb – Foodsaver aus Betriebsteam austragen
Mitteilung an Foodsaver über die Streichung aus einem Betriebsteam; nach vorherigem Anschreiben mit Vorlage 5.11.

5.13 Übersicht angeschriebene Foodsaver, die bei Betrieb lange nicht abgeholt haben
In dieser Liste kann ein BV notieren, wen er mit Vorlage 5.11 angeschrieben hat und wann.

Neulinge, Bezirksverwaltung, Ausweise, Belehrungen

Diese Vorlagen folgen in etwa dem zeitlichen Ablauf, mit dem jemand Foodsaver wird.
Sie decken außerdem weitere Themen ab: Neuausstellung von abgelaufenen Ausweisen, Belehrungen für alle Foodsaver, Eintritt in und Streichung aus dem Bezirk.

Interessierte

6.01 Antwort an Interessierte
Diese Information kann an Leute geschickt werden, die gerne Foodsaver werden wollen und nach dem Weg dahin fragen.
Die Datei verlinkt zu dem Infoblatt Wie werde ich Foodsaver? (Vorlage 6.02a). Jeder Bezirk kann eine editierbare Version herunterladen, an die Gegenheiten im Bezirk anpassen, neu online ablegen und den Link in Vorlage 6.01a durch den bezirksspezifischen ersetzen.

6.02a/b Wie werde ich Foodsaver?
Das Infoblatt erläutert Schritt für Schritt, wie man Foodsaver wird. Es enthält eine bestimmte Variante, die Neulingstreffen und Bezirksverein einschließt, und muss von jedem Bezirk auf die lokalen Gegebenheiten angepasst werden.
Vorlage 6.02b enthält eine Muster-Email, um Vorlage 6.02a zuzuschicken.

Belehrungen

6.03 Belehrungen von Mitgliedern, Liste
Muster für die Teilnahmeliste an einer foodsharing-internen Hygienebelehrung, die in einigen Bezirken auch von den Behörden verlangt wird (oder z.B. für ein Neulingstreffen).

6.03a Belehrungen von Mitgliedern, Bestätigung für Mitglied
Bescheinigung für Foodsaver, die an einer foodsharing-internen Hygiene- oder sonstigen Belehrung teilgenommen haben.

Einführungsabholungen, Neulingstreffen, Ausweise

6.11a Neulinge, Willkommensmail mit Informationen nach dem Foodsaver-Quiz
Erklärungen mit Details, wie der Weg zum Foodsaver weitergeht: Organisation der Einführungsabholungen, weitere Schritte, Ausweisübergabe. Jeder Bezirk kann / muss bezirksspezifische Informationen ergänzen.

6.11b Neulinge – Hinweis wegen Foto
Verschiedene Hinweistexte zum Profilfoto, für die Fälle: kein Foto; gedrehtes Foto; Foto mit nicht-erkennbarem Gesicht

6.12 Kurzinfo an Neuling nach 2. EA
Muster-Email für folgendes Vorgehen: Wenn die Neulinge (z.B. mit Vorlage 6.11a) aufgefordert werden, nach der 2. EA Bescheid zu geben, dann kann man bis nach der 3. EA schon den Ausweis drucken.

6.13a Neulingstreffen Einladung
Muster-Email für die Ausweis-Ausgabe bei einem Neulingstreffen, optionale Hygiene-Belehrung beim Treffen mit aufgeführt.

6.13b Neulingstreffen Einladung für angelaufene Ausweise
Muster-Email dafür, wenn Leute mit abgelaufenen Ausweisen einen neuen Ausweis bei einem Neulingstreffen (oder Mitgliedertreffen) erhalten können, optionale Hygiene-Belehrung beim Treffen mit aufgeführt.

6.13c Neulingstreffen Absage oder Ortsänderung
Mitteilung über Absage oder Ortsänderung für ein geplantes Neulingstreffen

6.14a Zusendung foodsharing-Grundlagen für Neulinge
Email für die Zusendung der foodsharing-Grundlagen, die für alle Foodsaver verbindlich gelten (vielmehr: Zusendung des Links zu der Datei), an Neulinge.

6.14b Zusendung foodsharing-Grundlagen für Nicht-Neulinge
Email für die Zusendung der foodsharing-Grundlagen, die für alle Foodsaver verbindlich gelten (vielmehr: Zusendung des Links zu der Datei), an Leute, die schon länger Foodsaver sind.

Betreuung von Einführungsabholungen

6.15a Begrüßung an neue Betreuende
Info-Email an Foodsaver, die Einführungsabholungen betreuen sollen; verlinkt die Wiki-Artikel Einführungsabholungen und Einführungsabholung - Checkliste

6.15b Neue Betreuende, Frage nach Bereitschaft
Foodsaver können gefragt werden, ob sie bereit sind, Einführungsabholungen zu betreuen.

6.15c Einführungsabholungen in anderen Bezirken
Liste zur Verwaltung der Nachbarbezirke, in denen Foodsaver des eigenen Bezirks Einführungsabholungen machen dürfen

Neulinge-Inventur

6.16a Lange keine EA mehr usw. – Nachfrage
Nachfrage bei Foodsavern, die längere Zeit keine Einführungsabholung mehr gemacht haben oder nicht mehr eingeloggt waren.

6.16b Antwort, wenn auf Nachfrage rückgemeldet
Wenn jemand lange keine EA gemacht hat, sich aber auch Nachfrage (z.B. Vorlage 6.16a) gemeldet hat, kann man nochmal ein paar organisatorische Infos zu den EA zuschicken.

6.16c Mitteilung Streichung aus Bezirk, wenn nicht rückgemeldet (auf 6.16a)
Mitteilung an Neulinge, die sich auch auf Nachfrage (z.B. Vorlage 6.16a) nicht mehr zu EA gemeldet haben.

Foodsaver im Bezirk

6.21 Bezirkswechsler – Willkommensmail und ggf. Hinweis auf Verein
Wenn ein Bezirk einen Bezirksverein hat, dann dürfen meistens in den Betrieben des Bezirks nur Foodsaver abholen, die Vereinsmitglied sind. Tritt jemand dem Bezirk bei, ohne Vereinsmitglied zu sein, dann kann diese Nachricht an ihn/sie geschickt werden.

6.22 Kein Vereinsmitglied – Löschung aus Bezirk
Mitteilung über die Streichung aus dem Bezirk, wenn es einen Bezirksverein gibt und ein Foodsaver nicht Mitglied geworden ist.

6.23 Wohnt im Bezirk, aber holt im Nachbarbezirk ab – Nachfrage
Nachfrage, wenn jemand im eigenen Bezirk wohnt, aber nur in anderen abholt, ob er/sie nicht auch im eigenen Bezirk aktiv werden will.

6.24 Lange nicht mehr abgeholt/eingeloggt – Nachfrage an Foodsaver
Frage an Foodsaver, die in einem Bezirk lange nicht abgeholt haben, ob sie noch in diesem Bezirk aktiv sein wollen.

6.25a Antwort auf 'Kein Interesse mehr am Bezirk' - Löschung aus Bezirk
Mitteilung an Foodsaver über die Streichung aus dem Bezirk, wenn sie auf Nachfrage (z.B. mit Vorlage 6.24) bekundet haben, dass sie in dem Bezirk nicht mehr abholen wollen.

6.25b Mitteilung Streichung aus Bezirk, wenn nicht rückgemeldet (auf 6.24)
Mitteilung an Foodsaver über die Streichung aus einem Bezirk, wenn sie auf Nachfrage (z.B. mit Vorlage 6.24) nicht reagiert haben.

6.25 Übersicht Foodsaver, die angeschrieben wurden, ob sie aktiv bleiben wollen
Liste zum Notieren aller Foodsaver mit Antwortfristen, die angeschrieben wurden (mit oder entsprechend Vorlagen 6.21, 6.23, 6.24)

Fairteiler

7.01a Fair-Teiler Hygieneplan
Liste für die Kontrolle und Reinigung eines Fair-Teilers; muss am Fair-Teiler hängen und bei jeder durchgeführten Reinigung ausgefüllt werden.

7.01b Fair-Teiler Kühltemperaturen-Kontrollliste
Liste für die Eintragung der Temperatur in einem Fair-Teiler-Kühlschrank bei der regelmäßigen Kontrolle des Fair-Teilers.

7.02 Fair-Teiler-Aushang "Mach mit!"
Plakat, das Fair-Teiler-Nutzende motivieren soll, auch Foodsaver zu werden.

Finanzen

8.01 Zuwendungsbestätigung (Geld- oder Sachspende)
Vorlage ist noch im Entwurfszustand.; kann von jedem Bezirk ausgestellt werden; sie ist aber nur dann steuerlich wirksam, wenn der Bezirk ein gemeinnütziger Verein ist.

8.02 Ersatzquittung
Hilfsbeleg für eine finanzielle Ausgabe, für die der Original-Beleg niocht mehr vorhanden ist.

8.03 Zählprotokoll
Formular für sämtliche Geldeingänge, die in bar eingehen (in dem Fall verpflichtend auszufüllen)

Kontakte

9.01a/b Ansprechpersonen im Bezirk, intern / extern
Vorlagen für kleine Blätter mit Kontaktdaten des Vereins oder wichtiger Ansprechpersonen.
Die interne Version ist nur für Mitglieder von foodsharing gedacht; sie kann Kontaktdaten enthalten, die nicht nach außen gegeben werden dürfen, z.B. Projektleitende oder Betriebsverantwortliche enthalten.
Die externe Version kann an Interessierte, Presse, andere Organisationen usw. weiter gegeben werden. Darauf stehen nur Daten von Foodsavern, die dem mit Vorlage 3.02 zugestimmt haben.

Empfohlene Versionen, die bereit liegen können:

• Original (Word-Datei zum Bearbeiten)
• pdf-Datei zum Drucken (Größe DIN-A5 bzw. 2x auf DIN-A4)
• pdf-Datei zum Verschicken als Datei (DIN-A4)

Öffentlichkeitsarbeit

10.01 Orte und Zeiten des foodsharing-Bezirks
Vorlage für einen Flyer mit Kontaktdaten und weiteren Infos wie z.B. Fair-Teiler, Postanschrift, regelmäßigen Veranstaltungen

Bildung

Vorlagen werden noch entwickelt und gesammelt. Einsendungen und Ideen sind gerne willkommen (wiki@foodsharing.network).