Kooperationsaufbau - Checkliste

Beim Aufbau von Kooperationen gibt es grundsätzlich 2 verschiedene Fälle:

kleinere, inhaber*innengeführte Betriebe, bei denen der/die Geschäftsleiter*in selbst über eine Kooperation entscheiden kann
Filialen einer Betriebskette, die aus mehr als 3 Filialen besteht: bei solchen müssen zunächst die Verhandlungen für eine Kooperation mit der zentralen Geschäftsleitung geführt werden

Ein Bezirk kann eigenständig nur im Fall 1 eine Kooperation aufbauen.

Im Fall 2 ist muss der Bezirk sich an die AG Betriebsketten bzw. an den KAM (Key Account Manager) wenden, der für die jeweilige Betriebskette zuständig ist.
Das muss auch geschehen, wenn umgekehrt die Filiale einer Kette selbst bei foodsharing anfragt. Parallel dazu kann man die Filialleitung auch fragen, ob sie das Einverständnis ihrer übergeordneten Geschäftsleitung für eine Kooperation mit foodsharing hat.
Mit allen Fragen dazu kann man sich an die AG Betriebsketten wenden.

Vor dem Kooperationsaufbau

Vor dem Aufbau einer Kooperation solltest du dir über folgende Punkte klar sein:

Wenn du eine Kooperation aufbaust, bist du verantwortlich dafür, sie auch als Betriebsverantwortliche*r zu pflegen (eventuell mit anderen zusammen) und ein Abholteam aufzubauen.
Es ist wichtig, dass du dich mit der Thematik Lebensmittelproduktion und -Verschwendung auseinandersetzt, damit du sie gut erklären, Fragen beantworten und bewusst handeln kannst. Dafür gibt es z.B. das Dokument Kontext und Selbstverständnis.

Betriebsketten-Überprüfung

Überprüfe, ob der Betrieb zu einer Betriebskette gehört (überregionaler Auftritt oder mehr als 3 Filialen). Wenn du unsicher bist, bitte einen BOT um Hilfe.

Falls ja (gehört zu einer Betriebskette), dann muss einiges geprüft werden. Dafür musst du in die AG Betriebsketten eintreten oder jemand um Hilfe bitten, der in der AG ist (z.B. einen BOT).

Ist das Unternehmen schon in der Betriebskettenliste (Zugang hier) eingetragen oder in der AG Betriebsketten als Thema angelegt (eventuell in einer Untergruppe der AG Betriebsketten) ? (Interne Links, nur für Mitglieder der AG sichtbar.)
Falls ja (eingetragen): Lies sorgfältig, was dort steht (beides).

 :* Nur wenn in der Liste ein "OK" steht (grünes Feld), kannst du die Filiale ansprechen.
 :* Alles, was du noch beachten musst, steht in der Liste oder im Forumsthema.
 :* Du kannst dich auch direkt an die KAMs wenden, die in der Liste eingetragen sind.

Falls nein (nicht eingetragen): Lege ein Thema mit dem Unternehmen im Forum der AG (oder in der zugehörigen Untergruppe!) an.
- Gib möglichst viele Infos an, insbesondere die Anschrift der Unternehmenszentrale, ungefähre Anzahl der Filialen und deren Verbreitungsgebiet und alles weitere, was wichtig sein kann.
- Gib außerdem an, ob du oder jemand anders bereit wäre, KAM zu werden, oder ob ein KAM gesucht wird.
- Die Admins der AG Betriebsketten überprüfen, ob es bei dem Unternehmen Hinderungsgründe gibt, und antworten dann in dem Forums-Thema.
- Außerdem tragen sie die Kette in die Betriebskettenliste ein.
- Wenn die Admins ein OK geben, dann geht es weiter wie unter "falls ja". Wenn nicht, dann kannst du die Filiale leider nicht im Namen von foodsharing ansprechen.

Vorbereitungen

Schau auf der Karte, ob der Betrieb schon eingetragen ist. Dazu musst du rechts "Betriebe" anklicken und dann den Haken bei "Alle Betriebe" setzen.
Schau auch noch in der Betriebsliste, ob der Betrieb dort eingetragen ist (bei falscher / keiner Adresse kannst du ihn auf der Karte übersehen!).

Falls nein (nicht eingetragen), dann trage ihn vor dem ersten Kontakt mit dem Betrieb in die Betriebsliste ein (Bezirke - <<BEZIRK>> - Betriebe), damit eine Betriebsseite entsteht und dort alle Infos gesammelt werden können.

Sprich eventuell vor dem Eintragen noch mit dem/der zuständigen Botschafter*in, ob der Betrieb überhaupt Sinn macht.

Falls ja (eingetragen), dann schau dir den Status an:

Im Fall von "Betrieb will nicht kooperieren" (rot) oder "Spendet an Tafel etc. und wirft nichts weg." (blau) wird der Betrieb nicht mehr angesprochen (und bei "Betrieb ist bereit zu spenden" (grün) natürlich auch nicht).

Im Fall von "Verhandlungen laufen." (gelb) finde heraus, ob sich schon jemand um den Betrieb kümmert, und sprich dich ggf. mit der Person ab.

Im Fall von "Es besteht noch kein Kontakt" (grau) oder falls sich niemand um den Betrieb kümmert, dann sprich mit einem/einer Botschafter*in darüber, dass du BV des Betriebs werden willst.

Team aufbauen

Für eine gute und verlässliche Kooperation ist ein Betriebsteam mit genügend zuverlässigen Foodsavern nötig.
Das Team sollte groß genug sein, um auch Krankheitsfälle und Urlaubszeiten ausgleichen zu können.
Aus dem gleichen Grund sollte es mindestens 2 Betriebsverantwortliche geben.
Die Mindestgröße des Teams hängt natürlich von der typischen Abholmenge und der Anzahl der Abholungen pro Woche ab.
Faustregel: am Anfang 2x soviel Foodsaver wie Plätze pro Woche, mit der Zeit bis zu 4x soviel Foodsaver wie Plätze pro Woche.
Eventuell kann man die Foodsaver fragen, wie oft sie voraussichtlich Abholungen machen wollen und wieviel sie mitnehmen und verteilen können. Daraus kann man dann berechnen, ob das Team groß genug ist.

Vorbereitung der Kontaktaufnahme

Nochmal überprüfen: Sprich noch einmal mit dem/der zuständigen Botschafter*in ab, bevor du Kontakt mit dem Betriebe aufnimmst. Er/sie kann noch einiges prüfen, was evtl. gegen eine sofortige Kontaktaufnahme spricht, z.B.

zu wenige Foodsaver im Bezirk, zu kleines Abholteam
nicht genug Betriebsverantwortliche
zu wenige Verteilmöglichkeiten
Betrieb gehört zu Betriebskette

Beim ersten Gespräch mit dem Betrieb ist es wichtig, gut vorbereitet zu sein. Der Betrieb muss genau und ausführlich über foodsharing informiert werden. Außerdem sollte man Vertrauen aufbauen, dass foodsharing ein zuverlässiger und unkomplizierter Partner für den Betrieb ist. Das macht es für Betriebe leichter, sich für eine Kooperation mit foodsharing zu entscheiden.

Unterlagen vorbereiten

Eine Mappe mit allen Unterlagen für diesen Zweck (doc und pdf als zip) findest du hier oder als Einzeldateien hier.

Foodsaver-Ausweis und Foodsaver-Visitenkarte (über die Plattform generierbar)
auf den Bezirk angepasstes Dokument über die Ziele von foodsharing (Grundlagentexte findest Du im Wiki)
Informationen für Spenderbetriebe: Vorteile, Hintergründe, Kontakte
Rechtsvereinbarung
Flyer von foodsharing
Seriösität vermittelnde Zeitungsartikel mit Positiv-Beispielen (siehe z.B. Medienberichte)
ggf. noch mehr Hintergrund-Informationen
zum Zeigen auf Nachfrage: Liste Lebensmittelabfälle und Bestätigung über Lebensmittelzuwendungen

Der Kooperationsaufbau

Der Erstkontakt

Vereinbare vorher (telefonisch) einen Termin, außer wenn die verantwortlichen Personen im Betrieb direkt ansprechbar sind.
Sprich am besten direkt mit der/dem Geschäftsleiter*in.
Nimm alle Unterlagen mit.
Geht am besten zu zweit, das vermittelt mehr Professionalität.
Sollte kein Treffen gewünscht sein oder lässt sich kein Termin finden, dann schicke per Mail die gewünschten Informationen zu. Biete an, bei Unklarheiten gerne persönlich vorbei zu kommen.

Ihr könnt dafür folgendes Material verwenden:

Die Seite 'Für Unternehmen'
Email-Vorlage zur Erstanfrage an den Betrieb und Anhänge dazu

Beginn des Gesprächs

Um Seriosität, Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit zu vermitteln, solltet ihr

euch als Mitglieder von foodsharing vorstellen
eure Ausweis zeigen
foodsharing kurz erklären
Idee, Konzept und Selbstverständnis des Lebensmittelrettens kurz darstellen.
Infomaterial überreichen
Kontaktdaten der Betriebsverantwortlichen hinterlassen

Derzeitige Situation erfragen

Was geschieht mit den aussortierten Waren?
Gibt es schon Kooperationen mit anderen Organisationen?

Falls ja:

Gibt es Tage, an denen noch nicht abgeholt wird?
Wird alles an anfallenden Lebensmitteln abgeholt, z.B. auch Produkte über MHD und Molkereiprodukte? (Die Tafel zum Beispiel holt diese Produkte meist nicht ab.)

Wichtig: Die Foodsaver sehen sich nicht in Konkurrenz zu den Tafeln oder anderen Organisationen, sondern als Ergänzung. Andere Organisationen, die Lebensmittel retten, haben immer Vorrang vor foodsharing. Einziges Ziel ist, dass keine genießbaren Lebensmittel weggeworfen werden.

Vorteile für den Betrieb erklären

Verwendet dafür das Dokument Vorteile für den Lebensmittelspenderbetrieb.

Details für die Kooperation absprechen

Wir richten uns dabei nach den Wünschen der Geschäftsleitung.

Abholtermine: ideal sind feste Wochentage und Uhrzeiten; aber auch Abholungen auf Telefonanruf der Geschäftsleitung sind denkbar
Die abholenden Foodsaver können sich mit ihrem Ausweis identifizieren.
Sortierung: Die Foodsaver sortieren die bereitgestellten Lebensmittel selbstständig in genießbare und nicht mehr genießbare.

Die Foodsaver nehmen alle noch genießbaren Lebensmittel mit.
Die nicht mehr genießbaren Lebensmittel sowie anfallende Verpackungen lassen sie beim Betrieb zurück.

Genauer Abholort:

Wo genau sollen sich Foodsaver zur Abholung melden?
Wie viele Foodsaver können den Betrieb betreten?
Die Foodsaver treffen sich außerhalb und kommen gemeinsam zum Abholort.
Können die Foodsaver dort sortieren und aufteilen? Oder soll dies an einem anderen Ort stattfinden? (Oft möchte der Betrieb keine besondere Aufmerksamkeit auf das Abholen lenken.)
Wo können aussortierter Müll und leere Kisten/Verpackungen hinterlassen werden?

Die Foodsaver übernehmen die Verantwortung für die Lebensmittel und kümmern sich um eine sinnvolle Weiterverteilung (Bekannte, Fairteiler, soziale Einrichtungen, Volksküchen u.a.)
Kontaktdaten und Ansprechperson in der Filiale erfragen
Nennung des Betriebs klären:

Darf erzählt werden, woher die Lebensmittel kommen?
Darf der Betrieb gegenüber der Presse genannt werden?

Wenn die Betriebe Bedenken äußern

Wenn die Betriebe Bedenken äußern oder nicht kooperieren wollen, kann man andere Positiv-Beispiele vorstellen, d.h. Betriebe, mit denen wir eine Kooperation haben.
Wir sollten unsere Argumente freundlich und ohne Vorwurfscharakter, Druck oder Anspruchshaltung deutlich machen. Wir sollten eher darauf abzielen zu informieren, nicht die Gesprächspartner*innen zu überreden. So ist die Chance am größten, eine Einwilligung erreichen.

Nach dem Erstkontakt

Betrieb aktualisieren:

Alles Besprochene wird auf die Teamseite des Betriebs geschrieben (Besonderheiten, ggf. auch Pinnwand).
Der Status (kooperationsbereit, noch in Verhandlungen, nicht bereit zu spenden usw.) wird aktualisiert. So können alle aus deiner Region sehen, welche Betriebe bereits angesprochen worden sind.

Wenn vereinbart, erhält der Betrieb noch Info-Material oder Informationen per Email.
Der neue Betrieb wird im Bezirks-Forum bekannt gemacht, damit noch mehr Foodsaver auf ihn aufmerksam werden und vielleicht das Team verstärken.

Flussdiagramm Kooperationsaufbau

Datei zum Download

Artikel von: AG Wiki (Kontakt)
Letzte Überarbeitung am 08.05.2020