Gruppen-Admin

Gruppen-Admins spielen eine zentrale Rolle, um durch Gruppen die Mitarbeit und das Engagement aller Freiwilligen zu koordinieren und in Gruppen eine gute Zusammenarbeit zu unterstützen.

Jede Gruppe sollte durch folgende Personen verwaltet werden:

• eine*n Admin = hauptverantwortliche Person
• einen Vize-Admin = Admin-Vertretung, falls der/die Admin im Urlaub ist oder unerwartet ausfällt
• ein zuständiges Orgamitglied = nur in bundesweiten/überregionalen Gruppen! Es hilft als Ansprechpartner*in oder Berater*in in allen Fragen, bei denen sich der/die Admin Unterstützung wünscht.

Aufgaben des Admins allgemein:

1.) Sich selbst ein gutes und tiefgehendes Verständnis über foodsharing und das Arbeitsfeld seiner/ihrer Gruppe aneignen. Außerdem über die Guidelines und Regeln Bescheid wissen, welche zu einem Gruppen-Thema evtl. schon im Wiki oder anderswo hinterlegt sind.

2.) Falls dies sinnvoll erscheint, eine schriftliche Struktur der Gruppe festlegen (Beispiel Gruppe “Materialien-Grafikdateien”: Strukturierung_Gruppe_Materialien_-_Grafikdateien). Bei bundesweiten Gruppen bitte das Dokument durch das Orgateam anlegen lassen, es durch die Redaktion korrigieren lassen und im Wiki veröffentlichen.

3.) Wenn nicht alle in der Gruppe die gleiche Aufgabe haben, sondern Verantwortlichkeiten geteilt werden: eine Mitgliederliste anfertigen, wer in der Gruppe für welche Aufgaben geeignet ist / Lust hat / Fähigkeiten mitbringt / Verantwortung übernimmt (Anmerkung: Vize-Admins agieren nur im Vertretungsfall und sollten somit auch eine andere Aufgabe in der Gruppe innehaben!) (Beispiel Gruppe “Materialien-Grafikdateien”: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GxGNwx20KC5IzVLza_yl6yrmILCYM48dQoiWaWvDDYM/edit#gid=0)

4.) Inaktive Gruppen-Mitglieder (regelmäßig!) anschreiben und im Zweifelsfall ausladen. Du kannst gerne dieses Vorlagen-Schreiben benutzen:

Hallo “X”, möchtest Du Dich noch aktiv und regelmäßig in die “X”-Gruppe einbringen? Dann trage Dich doch bitte in diese Mitgliederliste ein mit dem, was Du gerne machen würdest: “X”. Oder, wenn Dir das zur Zeit zuviel wird, dann trage Dich bitte aus der Gruppe aus. Ich mobilisiere diese Gruppe gerade wieder und schaue, wer gerne aktiv mitmachen möchte. Wer sich bis zum <Datum> nicht in die Mitgliederliste eingetragen hat, den werde ich aus der Gruppe nehmen, (da er/sie wohl nicht mehr aktiv teilnehmen möchte oder wohl keine Zeit mehr zum Mitarbeiten hat.)

Generell: Solltet Ihr mal über 3 Monate keine Zeit zum Mitarbeiten haben, dann tragt Euch doch selbst aus der Gruppe aus, so dass in den gruppen ein aktiver Kern bleibt. Man kann sich nach einer Auszeit jederzeit wieder neu bewerben ... Kleinere Auszeiten bitte immer auf der Mitgliederliste eintragen, so dass alle in der Gruppe Bescheid wissen!

Beste Grüße,

“X” (Gruppen Admin)

5.) Neue Bewerbungen anschauen (wenn vorhanden, die neuen Bewerber bitten, sich mit einer gewünschten Tätigkeit in die Mitgliederliste einzutragen) und danach diese bei einem netten und verlässlichen Austausch zu der Gruppe zulassen.

6.) Anfragen von außen entgegennehmen und beantworten bzw. delegieren (vor allem von der Mailadresse der Gruppe; also regelmäßig ins Postfach schauen!).

7.) Die Gruppen-Posts aufräumen/löschen, das ganze Forum übersichtlich halten (evtl. eine Regel zur Löschung von Forenposts festlegen, auf die sich alle einigen können). Wichtige Erkenntnisse können zusammengefasst werden und als neuer Post zum Aufbewahren angelegt werden. Oder falls es wichtig ist, gleich ein neues Dokument fürs Wiki erstellen.

8.) Sich generell um die aktuellen Themen kümmern, bzw. delegieren. Normalerweise alle paar Tage online sein, wobei dies sehr gruppenabhängig ist und bei unterschiedlichen Gruppenthemen sehr stark variieren kann!

Ziel ist eine aktive und produktive Gruppe. Die generelle Aufgabe lautet also: die Koordinierung und Strukturierung einer Gruppe!