Protokolle

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Sinn und Zweck

Protokolle sind sowohl für die Gruppe wichtig, als auch ggf. für externe Interessierte. Für die Gruppe kann es relevant sein, noch mal etwas in einem Protokoll nachzulesen, wie z.B. gesammelte und verteilte Aufgaben. Außerdem ist es für Gruppenmitglieder relevant, die aus irgendeinem Grund nicht an dem Termin teilnehmen können. So können sie sich einfach informieren und beim nächsten Mal wieder ohne Wissenslücke dabei sein. Protokolle können aber auch eine gute Grundlage für die Berichterstattung nach Außen sein. Dafür gibt es die Möglichkeit, neben dem internen Protokoll ein öffentliches Protokoll zu erstellen (darin sind dann z.B. keine internen Infos oder Namen enthalten).

Eine Vorlage befindet sich in der foodsharing Cloud : Vorlage

Was sollte protokolliert werden?

In der Regel ist es nicht notwendig alles Gesagte mitzuschreiben. Bestimmte Aspekte sollten aber auf keinen Fall verloren gehen:

  • relevante Informationen, die an die Gruppe kommuniziert werden
  • wichtige Argumente in einer Diskussion
  • getroffene Entscheidungen
  • übernommene Aufgaben
  • offengebliebene Punkte/ Aufgaben, über die nicht gesprochen werden konnte.

Wer protokolliert?

Der*die Protokollant*in nimmt eine neutrale Rolle ein. Er*sie kann die Moderation unterstützen, indem er*sie darauf achtet, dass Punkte vollständig geklärt sind und nachvollziehbar im Protokoll festgehalten werden. Da es sich um eine besondere Aufgabe während eines Treffens handelt, ist es schön, wenn im Team rotiert wird. Außerdem sind mit dem Protokoll häufig noch kleine Nacharbeiten verbunden (ggf. Abstimmung im Team und/oder Veröffentlichung), die jede*r mal übernehmen kann.

Fotoprotokoll

Nicht in jeder Situation ist ein Textprotokoll sinnvoll. Manchmal reicht auch eine Dokumentation in Form von Fotos. Dies gilt besonders, wenn während des Treffens viel auf Plakaten verschriftlich wird. Auch das Fotoprotokoll kann anschließend allen zur Verfügung gestellt werden (entweder in einem Ordner z.B. in der Cloud, in dem alle Bilder liegen oder als PDF, in das alle Bilder eingepflegt sind) Beispiel für ein Fotoprotokoll in PDF-Format: Fotoprotokoll der Polka AG.

Artikel von:   AG Selbstorganisation   (Kontakt)
Letzte Überarbeitung am 05.06.2021