Kooperationsaufbau - Checkliste

Beim Aufbau von Kooperationen gibt es grundsätzlich 2 verschiedene Fälle:

kleinere, inhaber*innengeführte Betriebe, bei denen der/die Geschäftsleiter*in selbst über eine Kooperation entscheiden kann
Filialen einer Betriebskette, die aus mehr als 3 Filialen besteht: bei solchen müssen die Verhandlungen für eine Kooperation mit der zentralen Geschäftsleitung geführt werden

Ein Bezirk kann eigenständig nur im Fall 1 eine Kooperation aufbauen.
Im Fall 2 dürfen die Verhandlungen nur von der Gruppe Betriebsketten geführt werden, an die man sich für den Aufbau einer solchen Kooperation wenden kann.

Vor dem Kooperationsaufbau

Vor dem Aufbau einer Kooperation solltest du dir über folgende Punkte klar sein:

Wenn du eine Kooperation aufbaust, bist du verantwortlich dafür, sie auch als Betriebsverantwortliche*r zu pflegen (eventuell mit anderen zusammen) und ein Abholteam aufzubauen.
Es ist wichtig, dass du dich mit der Thematik Lebensmittelproduktion und -Verschwendung auseinandersetzt, damit du sie gut erklären, Fragen beantworten und bewusst handeln kannst. Dafür gibt es z.B. das Dokument Kontext und Selbstverständnis.

Vorbereitungen

Schau auf der Karte, ob der Betrieb schon eingetragen ist. Dazu musst du rechts "Betriebe" anklicken und dann den Haken bei "Alle Betriebe" setzen.
Falls ja, dann finde heraus, ob sich schon jemand um den Betrieb kümmert, und sprich dich ggf. mit der Person ab.
Falls nein, dann trage ihn (vor dem ersten Kontakt mit dem Betrieb) in die Betriebsliste ein (Bezirke - <Bezirk> - Betriebe), damit eine Betriebsseite entsteht und dort alle Infos gesammelt werden können.
Sprich die Idee mit dem/der zuständigen Botschafter*in ab, bevor du Kontakt mit dem Betriebe aufnimmst. Er/sie kann noch einiges prüfen, was evtl. gegen eine sofortige Kontaktaufnahme spricht, z.B.: noch zu wenige Foodsaver, zu kleines Abholteam, zu wenige Verteilmöglichkeiten, Betrieb gehört zu Betriebskette, ...

Team aufbauen

Für eine gute und verlässliche Kooperation ist ein Betriebsteam mit genügend zuverlässigen Foodsavern nötig.
Das Team sollte groß genug sein, um auch Krankheitsfälle und Urlaubszeiten ausgleichen zu können.
Aus dem gleichen Grund sollte es mindestens 2 Betriebsverantwortliche geben.
Die Mindestgröße des Teams hängt natürlich von der Anzahl der Abholungen pro Woche und der typischen Abholmenge ab.
Eventuell kann man die Foodsaver fragen, wie oft sie voraussichtlich Abholungen machen wollen, und daraus berechnen, ob das Team groß genug ist.

Vorbereitung der Kontaktaufnahme

Beim ersten Gespräch mit dem Betrieb ist es wichtig, gut vorbereitet zu sein. Der Betrieb muss genau und ausführlich über foodsharing informiert werden. Außerdem sollte man Vertrauen aufbauen, dass foodsharing ein zuverlässiger und unkomplizierter Partner für den Betrieb ist. Das macht es für Betriebe leichter, sich für eine Kooperation mit foodsharing zu entscheiden.

Unterlagen vorbereiten

Foodsaver-Ausweis und Foodsaver-Visitenkarte (über die Plattform generierbar)
auf den Bezirk angepasstes Dokument über die Ziele von foodsharing (Grundlagentexte findest Du im Wiki)
Informationen für Spenderbetriebe: |Vorteile, Hintergründe, Kontakte
Rechtsvereinbarung
Flyer von foodsharing
Seriösität vermittelnde Zeitungsartikel mit Positiv-Beispielen (siehe z.B. Medienberichte)
ggf. noch mehr Hintergrund-Informationen

Der Kooperationsaufbau

Der Erstkontakt

Vereinbare vorher (z.B. telefonisch) einen Termin.
Sprich am besten direkt mit der/dem Geschäftsleiter*in.
Nimm alle Unterlagen mit.
Geht am besten zu zweit, das vermittelt mehr Professionalität.
Sollte kein Treffen gewünscht sein oder lässt sich kein Termin finden, dann schicke per Mail die gewünschten Informationen zu. Biete an, bei Unklarheiten gerne persönlich vorbei zu kommen.

Ihr könnt dafür folgendes Material verwenden:

Die Seite 'Für Unternehmen'
Email-Vorlage zur Erstanfrage an Betrieb'

Beginn des Gesprächs

Um Seriosität, Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit zu vermitteln, solltet ihr

euch als Mitglieder von foodsharing vorstellen
eure Ausweis zeigen
foodsharing kurz erklären
Idee, Konzept und Selbstverständnis des Lebensmittelrettens kurz darstellen.
Infomaterial überreichen

Derzeitige Situation erfragen

Was geschieht mit den aussortierten Waren?
Gibt es schon Kooperationen mit anderen Organisationen?

Falls ja:

Gibt es Tage, an denen noch nicht abgeholt wird?
Wird alles an anfallenden Lebensmitteln abgeholt, z.B. auch Produkte über MHD und Molkereiprodukte? (Die Tafel zum Beispiel holt diese Produkte meist nicht ab.)

Wichtig: Die Foodsaver sehen sich nicht in Konkurrenz zu den Tafeln, sondern als Ergänzung. Wir stellen klar, dass wir niemandem etwas wegnehmen wollen; Ziel ist, dass keine genießbaren Lebensmittel weggeworfen werden.

Vorteile für den Betrieb erklären

Verwendet dafür das Dokument Vorteile für den Lebensmittelspenderbetrieb.

Details für die Kooperation absprechen

Wir richten uns dabei nach den Wünschen der Geschäftsleitung.

Abholtermine: ideal sind feste Wochentage und Uhrzeiten; aber auch Abholungen auf Telefonanruf der Geschäftsleitung sind denkbar
Genauer Abholort:

Wo genau sollen sich Foodsaver zur Abholung melden?
Wie viele Foodsaver können den Betrieb betreten?
Die Foodsaver treffen sich außerhalb und kommen gemeinsam zum Abholort.
Können die Foodsaver dort sortieren und aufteilen? Oder soll dies an einem anderen Ort stattfinden? (Oft möchte der Betrieb keine besondere Aufmerksamkeit auf das Abholen lenken.)

Die Betriebsverantwortlichen hinterlassen ihre Namen und Telefonnummern; sie sind die Ansprechpartner für die Geschäftsleitung.
Die abholenden Foodsaver können sich mit ihrem Ausweis identifizieren.
Sortierung: Die Foodsaver sortieren die bereitgestellten Lebensmittel selbstständig in genießbare und nicht mehr genießbare.

Die Foodsaver nehmen alle noch genießbaren Lebensmittel mit.
Die nicht mehr genießbaren Lebensmittel sowie anfallende Verpackungen lassen sie beim Betrieb zurück.

Die Foodsaver übernehmen die Verantwortung für die Lebensmittel und kümmern sich um eine sinnvolle Weiterverteilung (Bekannte, Fair-Teiler, soziale Einrichtungen, Volksküchen u.a.
Kontaktdaten und Ansprechpartner in der Filiale erfragen
Nennung des Betriebs klären:

Darf erzählt werden, woher die Lebensmittel kommen?
Darf der Betrieb gegenüber der Presse genannt werden?

Nach dem Erstkontakt

Betrieb aktualisieren: Alles Besprochene wird auf die Teamseite des Betriebs geschrieben (unter Besonderheiten oder Pinnwand) und der Status (kooperationsbereit, noch in Verhandlungen, nicht bereit zu spenden usw.) eingetragen. So können alle aus deiner Region sehen, welche Betriebe bereits angesprochen worden sind.
Wenn vereinbart: Schicke der Geschäftsleitung eine Email mit den Infos über die Kooperation (Vorlage: Informationen für Spenderbetriebe: Vorteile, Hintergründe, Kontakte).

Kooperationspflege

Kommunikation mit der Filiale

Sorge für einen guten Draht und gute Kommunikation zwischen dem teilnehmenden Betrieb und den Foodsavern deines Teams.
Bei wichtigen Dingen, Vorfällen, Wünschen usw. solltest du die Kommunikation mit der Geschäftsleitung suchen.
Wenn du Verschwendung von Lebensmitteln in einem Betrieb beobachtest, dann solltest du das micht in Form von Kritik ansprechen, sondern als konstruktiven Verbesserungsvorschlag - und auf jeden Fall den richtigen Moment abwarten. Du kannst zum Beispiel Vorschläge zur Müllreduzierung machen, den Verkauf zu reduziertem Preis empfehlen oder darauf hinweisen, dass ein bestimmtes Produkt häufig und in großer Menge aussortiert wird.

Kommunikation mit und zwischen den Foodsavern deines Teams

Achte darauf, dass eine 100%-Abholquote erreicht wird. Du trägst dafür Sorge, dass vereinbarte Abholzeiten und Abmachungen eingehalten werden.
Falls du mal keine Zeit hast und nicht zeitnah für deine Teammitglieder erreichbar sein kannst, dann sorge für eine Vertretung, die die Kommunikation in deiner Abwesenheit übernimmt.
Sorge dafür, dass es eine vollständige Transparenz gibt: kommuniziere alle Besonderheiten oder Probleme beim Abholen über die Pinnwand der Teamseite, so dass sie alle Abholenden mitbekommen.
Informationen, die bei deinem Betrieb dauerhaft gelten, gehören in die Besonderheiten in der rechten Spalte.
Wenn es in deinem Team Menschen gibt, die du nicht kennst, dann kann es sinnvoll sein, mit ihnen Kontakt aufzunehmen, bevor sie das erste Mal bei dem Betrieb abholen. Du bist dafür verantwortlich, dass sie über alle Spielregeln und Besonderheiten informiert sind. Falls Foodsaver-Neulinge dabei sind, dann hilf mit, diese einzuarbeiten.
Du bist dafür verantwortlich, dass Abholungen diskret verlaufen, damit keine unangenehmen Situationen für den Betrieb entstehen. Das heißt, dass die Abholungen und die Aufteilung der Lebensmittel möglichst nicht in Sichtweite der Kundschaft geschehen (je nach Wunsch des Betriebs).
Die Gruppenzusammensetzung sollte im Idealfall stabil sein. Um eine vertrauensvolle, langfristige Beziehung mit einer Filiale aufzubauen, ist eine Kontinuität der Abholenden wichtig. Alle Foodsaver in der Gruppe sollten aktiv sein, und Karteileichen sollten vermieden werden.
Den Pfand für volle Pfandgläser, die die Foodsaver mitnehmen, übernehmen die Foodsaver selbst (falls der Betrieb dies verlangt).

Wenn es mal kriselt

Wenn eine Kooperation gefährdet ist, dann suche unbedingt den Kontakt zu deinem/r Botschafter*in und bitte um Hilfe. Bei ernsthaften Konflikten kannst du gemeinsam mit dem/der Botschafter*in auch den foodsharing e.V. um Hilfe bitten: info@lebensmittelretten.de.
Wenn du dir Unterstützung bei der Leitung der Kooperation wünschst oder du die Verantwortung ganz abgeben möchtest, helfen dir Deine Botschafter*innen, Ersatz zu finden.
Nutze die Gelegenheit, auf den Bezirkstreffen Erfolgs- und Misserfolgsgeschichten deiner Kooperation zu besprechen.

Flussdiagramm Kooperationsaufbau

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