Kooperationsaufbau - Checkliste

Vor dem Kooperationsaufbau

Wenn Du eine Kooperation aufbaust, bist du dafür verantwortlich, die Kooperation als BetriebsverantwortlicheR zu pflegen und die Zusammenarbeit zur vollsten Zufriedenheit für die Foodsaver sowie den Betrieb zu organisieren. Die Verantwortung für einen Betrieb kann auch mit anderen Menschen geteilt werden. Über diese Punkte solltest du dir vorher klar sein:

Es ist wichtig, sich allgemein mit der Thematik Lebensmittelproduktion und Verschwendung auseinanderzusetzen, um sich gut zu erklären und bewusst handeln zu können. Dafür gibt es z.B. das Dokument „Lebensmittelretten - Kontext und Selbstverständnis“ .

Bevor ein neuer Betrieb angesprochen wird, schau auf der Karte nach, ob schon eine Kooperation besteht oder gerade Verhandlungen geführt werden. Dazu musst du schauen, welche “Häkchen” auf der Karte aktiviert sind - lass dir ALLE Kooperationen anzeigen und nicht nur die, bei denen Helfer gesucht werden.

Eine angestrebte Kooperation bitte immer mit deinem/r zuständigem/n BotschafterIn absprechen.

Es empfiehlt sich, kleinere, inhaberInnengeführte Betriebe anzusprechen, bei denen der/die GeschäftsleiterIn selbst über eine Kooperation entscheiden kann. Grundsätzlich keine größeren Ketten, die aus zwei oder mehr Filialen bestehen, ansprechen. Dort haben einzelne GeschäftsleiterInnen keine Entscheidungshohheit über Kooperationen, daher wird hier vom Orga-Team in höherer Instanz verhandelt. Möchtest du bei einer Filiale einer größeren Kette, die noch nicht in der Karte steht, abholen, wende dich an das Orga-Team: (betriebsketten@lebensmittelretten.de).

Für eine gute und verlässliche Kooperation ist in Abhängigkeit von der Menge an Lebensmitteln eine Gruppe von mehreren Foodsavern nötig, auch um Krankheitsfälle und Urlaubszeiten ausgleichen zu können. Findest du genug verantwortungsvolle Foodsaver für dein Team, die zuverlässig und regelmäßig das Essen bei dem Betrieb abholen können und ggf. auch größere Mengen bewältigen können?

Es geht darum koordiniert, gut vorbereitet und gemeinschaftlich aufzutreten, um es den kooperierenden Betrieben möglichst angenehm und unkompliziert zu gestalten: Hast du alle Unterlagen vorbereitet?

- deinen laminierten Foodsaverausweis
- von dir angepasstes Dokument (Grundlagentexte findest Du im Wiki)
- Informationen für Spenderbetriebe: Vorteile, Hintergründe, Kontakte 
- eine Kopie der Rechtsvereinbarung (Link Rechtsvereinbarung einfügen)
- deine Foodsavervisitenkarte - über die Website generierbar
- Flyer von Foodsharing/Lebensmittelretten
- Seriosität vermittelnde Zeitungsartikel mit Positiv-Beispielen (von Raphael Fellmer bei Bio-Company)
- ggf. noch mehr Hintergrundinformationen

Beim Kooperationsaufbau

Der Erstkontakt

Am besten persönlich mit der/dem GeschäftsleiterIn. Diese sind meist vormittags im Laden. Falls keinE GeschäftsleiterIn da ist, frage nach der besten Zeit für ein Gespräch und versuche es dann erneut. Nimm immer alle Unterlagen mit.

Der Gesprächsverlauf

Vorstellung als Mitglied von Lebensmittelretten / Foodsaver-Organisation, Ausweis zeigen → vermittelt Seriösität, Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit.

Idee/Konzept/Selbstverständnis des Lebensmittelrettens kurz darstellen.

Derzeitige Situation erfragen

Was geschieht mit den aussortierten Waren? Gibt es schon Kooperationen mit anderen Organisationen? Wann wird von wem abgeholt und gibt es Tage, an denen noch nicht abgeholt wird z.B. Samstag oder Sonntag? Wird alles an anfallenden Lebensmitteln abgeholt, z.B. auch Produkte über MHD und Molkereiprodukte? Beispielsweise die Tafel holt diese Produkte nicht ab. Wichtig: Die Foodsaver sehen sich nicht in Konkurrenz zu den Tafeln, sondern als Ergänzung. Ziel ist, dass keine noch genießbaren Lebensmittel weggeworfen werden. Der Umgang mit den MitarbeiterInnen sollte immer freundlich sein. Wir stellen klar, dass wir niemandem etwas wegnehmen wollen, oder mit jemanden in Konkurrenz treten wollen.

Die Vorteile für den Lebensmittelspenderbetrieb

(Dokument: Informationen für Spenderbetriebe erläutern).

- Geld- und Arbeitskraftersparnis für die Entsorgung
- Unsere Flexibilität: Wir können auch am Wochenende abholen oder bei Ausfall der Tafeln etc. einspringen
- Wir holen alle noch genießbaren Lebensmittel ab: über MHD, offene Packungen usw.
- Keine rechtlichen Risiken -> Haftungsausschluss/Rechtsvereinbarung
- Imagegewinn für Betrieb

So wird die Kooperation aussehen

Der Abholrhythmus wird mit der/dem jeweiligen GeschäftsleiterIn abgesprochen. Ideal sind feste Tage und Zeiten mit 100%iger Abholquote, um Sicherheit und Regelmäßigkeit für Lebensmittelspenderbetrieb und Foodsaver zu erreichen. Die Kooperation baut auf Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit. Die/der BetriebsverantwortlicheR ist als Ansprechpartner für die Kommunikation mit der Filiale und die zuverlässige Abholung zuständig. Die Foodsaver erklären sich bereit, die vom Supermarkt bereitgestellten, aussortierten Lebensmittel selbstständig in noch-essbar und nicht-mehr-essbar zu sortieren und die verdorbenen Lebensmittel, sowie die anfallenden Verpackungen, Kartons, Papiere etc. sachgerecht in den Supermarkt-Mülltonnen oder bei sich zu Hause zu entsorgen. Die noch-essbaren Lebensmittel nehmen die Foodsaver rückstandslos mit. Die Foodsaver übernehmen die Verantwortung für die Lebensmittel und kümmern sich um eine sinnvolle Weiterverteilung. Möglichkeiten der Weiterverteilung sind: Direkt an Freunde, Nachbarn, Fairteiler, soziale Einrichtungen, die Bahnhofsmission, Flüchtlingscamps, foodsharing.de, Volksküchen, etc.

Das Infomaterial wird bei Interesse überreicht, vorgezeigt und/oder bei Interesse der/des GeschäftsleiterIn im Anschluss per Mail übersendet. -> [Vorteile für den Lebensmittelspenderbetrieb]

Wenn die Betriebe Bedenken äußern oder nicht kooperieren wollen andere Positiv-Beispiele vorstellen, am besten Partner-Filialen. Unsere Argumente freundlich und ohne Vorwurfscharakter, Druck oder Anspruchshaltung deutlich machen. Ein Vortragen der Argumente mit dem Ziel zu informieren und nicht mit dem Ziel der überredenden Manipulation wird am ehesten eine Einwilligung erzeugen.

Nach dem Erstkontakt

Betrieb eintragen: Jeder angefragte Betrieb wird –egal mit welchem Ergebnis– nach dem Erstkontakt von dem Foodsaver, der den Kontakt hergestellt hat, in die Liste der Betriebe eingetragen. (Foodsaver → Deine Betriebe → Neuen Betrieb eintragen) Dabei wird alles Besprochene auf die Teamseite des Betriebes geschrieben (unter Besonderheiten oder Pinnwand) und der Status (kooperationsbereit, noch in Verhandlungen, nicht bereit zu spenden usw.) eingetragen. So können alle aus Deiner Region sehen, welche Betriebe bereits angesprochen worden sind. Wenn vereinbart: Schicke dem/der GeschäftsleiterIn eine Mail mit den Infos über die Kooperation (Vorlage: Informationen Für Spenderbetriebe: Vorteile, Hintergründe, Kontakte).

Kooperationspflege

Kommunikation mit der Filiale Sorge für einen guten Draht und Kommunikation zwischen dem teilnehmenden Betrieb und den Foodsavern deines Teams. Bei wichtigen Dingen, Vorfällen, Wünschen usw. suchst du die Kommunikation mit der Geschäftsleitung. Beobachtete Verschwendung von Lebensmitteln in den Betrieben sollte als konstruktiver Verbesserungsvorschlag und nur im richtigen Moment kommuniziert werden (z.B. Vorschläge zur Müllreduzierung, oder wenn bestimmte Produkten häufiger und in großer Menge aussortiert werden).

Kommunikation mit und zwischen den Foodsavern deines Teams Achte darauf, dass eine 100%-Abholquote erreicht wird. Du trägst dafür Sorge, dass vereinbarte Abholzeiten und Abmachungen eingehalten werden. Falls Du mal keine Zeit hast und nicht zeitnah für deine Teammitglieder erreichbar sein kannst, dann sorge für eine Vertretung, die die Kommunikation in deiner Abwesenheit übernimmt. Sorge dafür, dass es eine vollständige Transparenz gibt: Alles was es an Problemen oder Besonderheiten beim Abholen gibt, kommunizierst du über die Pinnwand der Teamseite, so dass alle anderen Abholenden einen Überblick haben, was passiert. Dinge, die bei deinem Betrieb immer gelten, schreibst du zu den Besonderheiten in der rechten Spalte. Wenn du Menschen aus Deinem Team nicht kennst, nimm Kontakt mit Ihnen auf, bevor sie das erste Mal bei „deinem Betrieb“ abholen. Du bist dafür verantwortlich, dass sie über alle Spielregeln und Besonderheiten informiert sind. Falls Foodsaver-Neulinge dabei sind, hilf mit, diese einzuarbeiten. Du bist dafür verantwortlich, dass Abholungen diskret verlaufen, damit keine unangenehmen Situationen für den Betrieb entstehen. Das heißt, dass nicht mehr als zwei Personen in den Markt reingehen, um das Essen zu holen und das Essen nicht in Sichtweite der potentiellen Kundschaft aufgeteilt wird. Die Gruppenzusammensetzung sollte im Idealfall stabil sein. Um eine vertrauensvolle, langfristige Beziehung mit einer Filiale aufzubauen, ist eine Kontinuität der Abholenden wichtig. Alle Foodsaver in der Gruppe sollten aktiv sein und Karteileichen sollten vermieden werden. Den Pfand für volle Pfandgläser, die die Foodsaver mitnehmen, übernehmen die Foodsaver selbst (falls der Betrieb dies verlangt).

Wenn es mal kriselt

Wenn eine Kooperation gefährdet ist, suche unbedingt den Kontakt zu deinemR BotschafterIn und bitte um Hilfe. Bei ernsthaften Konflikten kannst du das Mediationsteam um Hilfe bitten: mediation@lebensmittelretten.de Wenn Du Dir Unterstützung bei der Leitung der Kooperation wünschst oder du die Verantwortung ganz abgeben möchtest, helfen dir deine BotschafterInnen Ersatz zu finden. Nutze die Gelegenheit auf den Bezirkstreffen Erfolgs- und Misserfolgsgeschichten deiner Kooperation zu besprechen.