Bezirksverein - Handbuch

Liebe Nutzer/innen des Handbuchs,

wir möchten Euch gerne ein paar Grundinformationen rund um das Thema Vereinsgründung geben, die euch die Gründung eures Bezirksvereins erleichtern soll. Dieses Handbuch ist von der Vereins-AG zwar nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt worden, aber es handelt sich dabei um keine Rechtsberatung. Dennoch hoffen wir, dass wir Euch mit diesem Handbuch wertvolle Tipps geben.

Falls ihr eure Erkenntnisse teilen möchtet oder ein Dokument habt, das ihr allen zur Verfügen stellen wollt, schreibt gerne eine Mail an verein@lebensmittelretten.de

Viel Spaß bei der Vereinsgründung!

Wichtig: Vor Gründung

Bitte wende Dich VOR Gründung an die Vereins-AG, da diese die Gründungen koordinieren wird. Das ist wichtig, damit auch später alle im Bundesverband Mitglied werden können und damit die Gründungen möglichst konfliktfrei ablaufen.

• Einerseits steht euch die Vereins-AG unterstützend zur Seite, wenn ihr Fragen habt.
• Andererseits schaut sie darauf, dass die für den Bundesverband relevanten Paragraphen in eurer Satzung enthalten sind (orange markierte Abschnitte).
• Außerdem wird die Vereins-AG in Zusammenarbeit mit dem Botschafter*innen-Begrüßungsteam darauf achten, dass Konflikte vermieden werden - nach innen und nach außen:
  • nach innen, indem geschaut wird, dass nicht nur ein kleines Grüppchen in eurem Bezirk "diktatorisch" einen Verein gründet - sondern dass es (unter den Aktiven) eine Mehrheit dafür gibt.
  • nach außen, indem bei der Namensgebung keine Konflikte mit umliegenden Bezirken entstehen (z.B. weil "zu viel Gebiet beansprucht wird").

Formulare

Wir haben eine Sammlung von Formularen entworfen, aus der ihr euch für euren foodsharing-Bezirksverein bedienen könnt. Ihr findet sie hier als zip-Datei.

Darin findet ihr z.B. einen Aufnahmeantrag, Musterschreiben für Kündigungen oder Vereinsausschlüsse, Mustereinladungen zu Mitgliederversammlungen und vieles andere.

Wie sieht die Struktur jetzt (in Zukunft) aus?

Die Bezirke sind als eigene Elemente organisiert. Dabei gibt es folgende Optionen

a) den eingetragenen Verein

b) den nicht-eingetragenen Verein/Initiative.

Alle Bezirksvereine und Initiativen sollen in dem später zu gründenden foodsharing-Bundesverband organisiert sein.

zu a) Der eingetragene Verein:

• offiziell anerkannt und nachlesbar festgehalten (Handelsregister) -> juristische Person
• Verein haftet mit seinem gesamten Vereinsvermögen für Vereinsangelegenheiten (z.B. Handeln des Vorstandes)
• Kosten für die Eintragung, jede Satzungsänderung und die Umbesetzung des geschäftsführenen Vorstands
• kann Gemeinnützigkeit beantragen

Verpflichtend:

1. eine Satzung
2. ein gewählter Vorstand
3. min. sieben Mitglieder
4. Vereinshaftpflicht sinnvoll

zu b) Der nicht-eingetragene Verein/ Initiative

• verursacht keine Kosten für Eintragung, Satzungsänderungen und Vorstandsumbesetzungen
• wird gemäß BGB behandelt, es sei denn, dass eine Satzung andere Regelungen beinhaltet (z.B. bezüglich Haftungsbeschränkung)
• kann kein Eigentümer sein (weder von Besitz noch Vermögen); Eigentümer sind die Mitglieder gemeinsam
• Vertragspartner und juristisch handelnde Partei(en) sind die einzelnen Mitglieder, nicht der Verein
• kann Gemeinnützigkeit beantragen

Rechtsstatus nicht-eingetragener Vereine - PDF

zu c) Der Bundesverband

Langfristig soll der foodsharing Bundesverband gegründet werden, in dem alle eingetragenen und nicht-eingetragenen Bezirksvereine Mitglieder sind. Dieser soll sich um überregionale Themen, Lobby- und Bildungsarbeit kümmern.

Wie gründe ich einen Verein?

Leitfaden

Schritt 1: Satzung

• Als erstes muss eine Satzung erstellt und mit den Gründungsmitgliedern diskutiert werden. Sie enthält die wichtigsten Regelungen für die Zusammenarbeit im Verein.
• Soll der Verein gemeinnützig werden, dann sollte die Satzung unbedingt vor der Anmeldung zum Vereinsregister dem Finanzamt zur Prüfung vorgelegt werden. Hat das Finanzamt nämlich Bedenken bei der Gewährung der Gemeinnützigkeit, dann sind Satzungsänderungen nötig, die zu weiterem organisatorischer Aufwand und zusätzlichen Kosten (Notar, Vereinsregister) führen.
• Zusätzlich können Vereinsordnungen erstellt werden, die Detailregelungen umfassen. Sie haben den Vorteil, dass sie geändert werden können, ohne dass man die Änderungen beim Vereinsregister eintragen muss. Dadurch entstehen dann auch keine Kosten (und weniger Aufwand). Beispiele sind
  • eine Geschäftsordnung für den Verein (oder für den Vorstand, die Mitgliederversammlung, … einzeln)
  • Finanzordnung, Beitragsordnung, Ehrenordnung

Schritt 2: Gründungsversammlung

Für die Gründung eines e.V. sind mindestens 7 Mitglieder erforderlich. Ist der Verein eingetragen, darf die Mitgliederzahl nicht unter 3 sinken.

• Eine Gründungsversammlung wird einberufen. Dort wird
  • von mindestens 7 Anwesenden ein Mitgliedsantrag eingereicht,
  • die Vereinsgründung beschlossen,
  • die Satzung (und eventuell weitere Vereinsordnungen) beschlossen
  • der geschäftsführende Vorstand gewählt (und ggf. weitere Wahlen durchgeführt),
  • die Gründungssatzung von mindestens 7 Gründungsmitgliedern unterschrieben, darunter den Mitgliedern des geschäftsführenden Vorstands
  • die eingereichten Mitgliedsanträge durch den*die gerade gewählte*n Vorsitzende*n oder Stellvertretende*n angenommen
• Ein Protokoll der Gründungsversammlung muss erstellt werden, das entsprechend den Satzungsregelungen unterschrieben sein muss. Es muss enthalten:
  • Liste der Anwesenden
  • alle Beschlüsse
  • Ergebnisse aller Wahlen incl. Bemerkungen über die Annahme der Wahl

Schritt 3: Beantragung der Gemeinnützigkeit

Die Gemeinnützigkeit muss beim Finanzamt beantragt werden. Dafür muss die Satzung eingereicht werden. Die Gemeinnützigkeit hat folgende Vorteile:

• Steuerbegünstigung
• Spendenquittungen können vom Verein ausgestellt werden.
• Imageeffekt durch die Gemeinwohlorientierung
• Bestimmte Fördermittel werden nur an gemeinnützige Organisationen vergeben.
• Die Gemeinnützigkeit ist erforderlich für Mitgliedschaft im zukünftigen Bundesverband foodsharing e.V.
• Die Gebühren beim Amtsgericht für die Eintragung des Vereins und für Satzungsänderungen werden in manchen Bundesländern für gemeinnützige Vereine nicht erhoben.

Schritt 4: Eintragung des Vereins

• Die Satzung legt fest, wer den Verein rechtsfähig vertreten darf (Mustersatzung §12 Ziffer 3).
• Die Unterschriften der Vertretungsberechtigten (d.h. normaler Weise des kompletten geschäftsführenden Vorstands) auf dem Gründungsprotokoll müssen beglaubigt werden.
• Die Eintragung geschieht dann beim Amtsgericht.
• Die Beglaubigung kann ein Notar machen; meist übernimmt der Notar die Eintragung beim Amtsgericht mit. Mandche Amtsgerichte verlangen allerdings die Anwesenheit des geschäftsführenden Vorstands bei der Eintragung.
• In manchen Bundesländern und in manchen Städten/Gemeinden kann nicht nur die Eintragung, sondern auch die Beglaubigung beim Gerichts mitgemacht werden (z.B. in Hessen bei den "Ortsgerichten"). Das kostet weniger als ein Notar.
• Eingereicht werden müssen die Gründungssatzung, das Gründungsprotokoll und ein Antrags-Schreiben, das von dem/den rechtsfähigen Vertretende(n) des Vereins unterschrieben sein muss.

Was kostet die Vereinsgründung?

• Die Kosten für die Vereinsgründung setzen sich so zusammen (dabei wird regelmäßig ein Gegenstandswert des Vereins von 3.000 € unterlegt):

- der Notargebühr für die Beglaubigung der Anmeldung (10-75 € zuzüglich Schreib- und Zustellgebühren)

- der Registergebühr für eine Eintragung beim zuständigen Amtsgericht (etwa 50 €)

- die Bekanntmachung der Eintragung (10 - 30 €)

• Zusammen sind das ca. 90 bis 140 €.
• Weitere Kosten fallen nicht an; es sei denn, man beauftragt einen Rechtsanwalt mit der Erstellung der Satzung usf.
• In manchen Bundesländern erlassen die Registergerichte gemeinnützigen Vereinen die Eintragungsgebühr (beim Amtsgericht erfragen).
• Zu beachten ist aber, dass auch spätere Eintragungen ins Vereinsregister mit Kosten verbunden sind. Regelmäßig sind das vor allem Änderungen im Vorstand.
• Ein Vereinskonto kann bei vielen Banken für gemeinnützige Vereine kostenlos oder sehr günstig geführt werden.
• Tipp: beim zuständigen Amtsgericht nachfragen ob eine kostenlose Prüfung der Satzung vor der Eintragung möglich ist.

Die Mustersatzung

Es gibt eine Mustersatzung, die foodsharing e.V. allen foodsharing-Bezirken zur Verfügung stellen möchte.

• Es handelt sich dabei nicht um eine verpflichtende, fertige Satzung, sondern um einen Entwurf, den jeder Bezirk verwenden kann, um eine eigene Vereins-Satzung zu entwerfen.
• Allerdings enthält sie in paar Abschnitte, die bundesweit einheitlich bleiben sollen. Sie machen nur ca. 10% der Satzung aus, alles andere kann von den Bezirken flexibel verändert werden.
• Dafür gibt es zwei Gründe:

- Einige Regelungen sind aus juristischen Gründen unbedingt erforderlich.

- Einige Regelungen sollen dafür sorgen, dass wir als foodsharing eine Organisation bleiben, die nach gemeinsamen Grundsätzen arbeitet (z.B. kein Geld zu nehmen für gerettete Lebensmittel). Außerdem soll es zum Beispiel Foodsaver*innen möglich sein, von einem Bezirk zum anderen zu wechseln.

• Diese Teile sind verpflichtend für alle Vereine, die den Begriff (die Marke) “foodsharing” benutzen wollen.
• Um die Einheitlichkeit der Satzungen zu gewährleisten und eventuelle Probleme schon im Vorfeld zu erkennen, schickt bitte die Satzung vor der Gründung an die Vereins-AG (verein@lebensmittelretten.de). Sie wird dort gegengelesen, und ihr bekommt schnellstmöglich ein Feedback. Danach könnt ihr euren Verein gründen. Auf diese Weise kann auch der Überblick über alle Gründungsprozesse gehalten werden, und wir können unsere Erfahrungen und unser Wissen untereinander austauschen.

Entstehungsgeschichte

Schritt 1: Der Vorstand des foodsharing e.V. hat einen Rechtsanwalt beauftragt, eine juristisch haltbare Satzung zu erarbeiten.

Schritt 2: Der Vorstand hat diesen ersten Entwurf mehrfach diskutiert, wichtige foodsharing-relevante Themen ergänzt und dann erneut vom Rechtsanwalt prüfen lassen.

Schritt 3: Die bundesweite AG Verein hat diese zweite Fassung sehr ausführlich und genau geprüft, alle vorkommenden Regelungen auf ihre Praxistauglichkeit hin diskutiert, unzählige Verbesserungen in Details und Formulierungen vorgenommen und weitere wichtige Aspekte entwickelt und hinzugefügt.

Schritt 4: Die daraus entstandene dritte Fassung wurde dann noch einmal vom Vorstand diskutiert und in Kleinigkeiten abgeändert.

Schritt 5: Nach einer abschließenden Prüfung durch den Rechtsanwalt steht die Mustersatzung der Community zur Verfügung.

Für die Bezirksvereine werden zusätzliche Hilfsmittel zur Verfügung gestellt

• Die Mustersatzung; in der Satzung sind

- die verpflichtenden Teile orange markiert

- die dringend empfohlenen Teile blau markiert (eine Änderung ist möglich, führt aber evtl. zu rechtlichen Schwierigkeiten, die dann durch weitere Regelungen aufgefangen werden müssen).

- die offensichtlich von den Vereinen anzupassenden Teile grün markiert

- die übrigen Teile sind weiß markiert; es handelt sich um wichtige Regelungen, d.h. es wäre keine gute Idee, die Regelungen einfach wegzulassen - aber wie die Regelungen genau festgelegt werden, kann jeder Bezirksverein selbst entscheiden.

• Die Alternativen: Zu vielen Regelungen gibt es mehrere Möglichkeiten oder Ideen, wie man sie umsetzen kann. Deswegen gibt es ein zusätzliches Dokument mit Alternativ-Vorschlägen zu vielen Paragraphen und Absätzen.

Natürlich sind auch diese Formulierungen nur als Vorschlag und Hilfestellung gedacht bei der Erstellung der eigenen Bezirks-Satzung.

• Die Erläuterungen: Hier stehen ausführliche Erklärungen zu der Mustersatzung als Ganzes und zu den einzelnen Paragraphen. Viele Fragen zur Mustersatzung sind dort zusammen mit den Antworten aufgenommen worden.

Wenn Fragen zur Mustersatzung entstehen, dann wäre es gut, erst einmal in diesen Erläuterungen nach Antworten zu suchen. Findet sich in diesem Dokument keine Antwort, dann stehen die Mitglieder der AG Verein gerne zur Verfügung (verein@lebensmittelretten.de) und werden weitere Fragen und Antworten in das Dokument aufnehmen.

• Beispiel für Geschäftsordnung, Hygieneordnung, Verhaltens- und Verstoßordnung
• Formulare für Vereine (Mitgliedsantrag u.v.a.) – teilweise vollendet, siehe unten
• Handbuch Vereinsgründung: dieses Dokument hier
• Handbuch Vereinsverwaltung: "Kochrezepte" für typische Abläufe im Verein (Durchführung Mitgliederversammlung, Kündigung von Mitgliedern, ...)

Natürlich auch nur Vorschläge, die jeder Verein verwenden oder nicht verwenden, anpassen und umschreiben kann. – in Planung

Vereinsname und Bezirksgrenzen

• Wenn ein Bezirksverein nur einen foodsharing-Bezirk (gemäß der Plattform foodsharing.de) umfasst, dann hat er den Namen “foodsharing <Bezirksname>”.
• Ein Verein kann aber auch mehrere Bezirke umfassen. Dann kann als “<Bezirksname>”
  • ein geeigneter Oberbegriff stehen: z.B. “foodsharing Süd-Gondor”
  • eine Aufzählung: “foodsharing Bree, Auenlandkreis, Wetterspitzkreis”
  • nur ein zentraler Ort “foodsharing Bree” (wenn die anderen Bezirke einverstanden sind!!)
• Falls foodsharing in einem beteiligten Bezirk stark wächst, kann dort natürlich später ein eigener Verein gegründet werden. (Das führt allerdings zu Gründungskosten für den neuen Verein und Satzungsänderungskosten für den alten Verein.)
• Wichtig ist, die Bezirksgrenzen räumlich genau festzulegen, damit klar wird, welcher Verein wo zuständig ist und später Streitigkeiten ausgeschlossen sind. Das sollte ganz klar und einfach sein, am besten beschränkt man sich auf eine der folgenden Vorschläge:
  • Ein Bezirk umfasst eine Liste von kompletten Städten, Gemeinden und Landkreisen. Beispiel: “Der Bezirk Gondor umfasst das Gebiet der Gemeinden Minas, Tirith und Minas Morgul und des Landkreises West-Gondor.”
  • Ein Bezirk umfasst eine komplette Stadt / Gemeinde / Landkreis. Beispiel: “Der Bezirk Bruchtal umfasst das Gebiet der Stadt Bruchtal an der Lautwasser.”
  • Ein Bezirk umfasst einen Teil einer Stadt, aber nur komplette Postleitzahlenbereiche. Beispiel: “Der Bezirk Isengart umfasst auf dem Gebiet der Stadt Enedwaith City die Postleitzahlenbereiche 63056, 63057 und 63061.”
• Ggf. ist es wichtig, die Bezirksgrenzen vorher mit den Nachbarbezirken abzusprechen.