Betriebsverantwortliche

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Die Betriebsverantwortliche pflegt einen guten Kontakt zum Betrieb und zum Abholerteam. Außerdem bürgt sie dafür, dass alles zur 100%igen Zufriedenheit geschieht. Dafür sind die folgenden Aufgaben essenziell.



Es dürfen ausschließlich kleinere, inhaberInnengeführte Betriebe angesprochen werden, bei denen die GeschäftsleiterIn selbst über eine Kooperation entscheiden kann. Grundsätzlich dürfen keine größeren Ketten angesprochen werden, die aus mehr als drei Filialen bestehen. Dort haben einzelne FilialleiterInnen meist keine Entscheidungshoheit über Kooperationen, daher wird hier von der Betriebskettengruppe in höherer Instanz verhandelt. Möchtest Du bei einer Filiale einer größeren Kette, die noch nicht in der Karte steht, abholen, wende Dich bitte an DeineN BotschafterIn..



Werdegang der Betriebsverantwortlichen

Foodsaver, die gerne auch die Verantwortung für einen Betrieb übernehmen möchten, müssen zuerst das Quiz für Betriebsverantwortliche bestehen. Um einen ersten Eindruck über die Aufgaben und Schwierigkeiten zu gewinnen, ist es sinnvoll, wenn Du Dich bei bestehenden Betrieben zunächst als Co-Betriebsverantwortliche einbringst.

Theorieteil

Um das Quiz zu bestehen, sind folgende Dokumente relevant:

Aufgaben einer Betriebsverantwortlichen

Erstkontakt

Der Erstkontakt bzw. Kooperationsaufbau ist ausführlich in der Checkliste Kooperationsaufbau und Kooperationspflege beschrieben.

Betrieb eintragen

  • jeder angefragte Betrieb wird vor dem Erstkontakt von der Betriebsverantwortlichen, die den Kontakt hergestellt hat, in die Liste der Betriebe eingetragen. (Foodsaver → Deine Betriebe → Neuen Betrieb eintragen)
  • dabei wird alles Besprochene auf die Teamseite des Betriebes geschrieben (unter Besonderheiten oder Pinnwand) und der Status (kooperationsbereit, noch in Verhandlungen, nicht bereit zu spenden usw.) eingetragen. So können alle aus Deiner Region sehen, welche Betriebe bereits angesprochen worden sind.
  • öffentliche Information (sichtbar auf der Karte) ist sinnvoll.
  • Dafür sorgen, dass es eine 100%ige Transparenz gibt. Alles was es an betriebsinternen Problemen oder Besonderheiten beim Abholen gibt, sollte auf der Pinnwand des Betriebes vermerkt sein. Dadurch haben alle anderen Foodsaver auch einen Überblick, was passiert. So wird eine gute Kommunikation und eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Betrieben garantiert.

Aufbauen eines Teams

  • Eine verantwortungsvolle Gruppe bilden, die zuverlässig Essen abholt. Bevor Du einen Betrieb ansprichst, solltest Du bestenfalls schon abholbereite Foodsaver in Deiner Gegend aufgestellt haben.
  • Auf jeden Fall erst die Abholung beginnen, wenn auch an allen Tagen, an denen es der Betrieb wünscht, zuverlässig und pünktlich abgeholt werden kann.
  • Achte darauf, dass der Betrieb innerhalb von vier Wochen nach Start der Kooperation (erste Abholung) mindestens zwei Betriebsverantwortliche hat. Diese sollen gleichwertig den Betrieb führen können, um bei Krankheit, Urlaub oder sonstiger Abwesenheit einen einwandfreien Ablauf gewährleisten zu können und weder dem Betrieb noch den Foodsavern Nachteile entstehen. Auch wird damit einer Überlastung der BotschafterInnen vorgebeugt.
  • Allen Foodsavern klar vermitteln, dass eine 100%ige Abholung das Ziel ist und es sehr unangenehm für das ganze Team ist, wenn ein Abholtermin verschlafen oder nicht pünktlich wahrgenommen wird.

Kooperationspflege

  • Die Foodsaver sollten sich persönlich kennen und können regelmäßige Treffen des Abholteams organisieren.
  • Außerdem ist es wichtig, dass alle, die bei einem Betrieb eingetragen sind, auch wirklich abholen. Du bist also dafür verantwortlich, das Team inklusive Springerliste zu aktualisieren.
  • Dafür sorgen, dass es einen guten Kommunikationsfluss gibt und dass rechtzeitig für Ersatz gesorgt wird, wenn einer mal nicht zum vereinbarten Zeitpunkt abholen kann.
  • Immer einen guten Draht und Kommunikation zwischen dem teilnehmenden Betrieb und den Foodsavern halten - z.B. alle paar Monate beim Betrieb nachfragen, ob alles zu deren Zufriedenheit verläuft.
  • Bei wichtigen Dingen, Vorfällen, Wünschen usw. immer direkt mit der Geschäftsleitung sprechen.
  • Den Betrieb immer zufriedenstellen und darauf achten, dass alles immer sauber hinterlassen wird.
  • Bitte achtet darauf, dass die Foodsaver sich eintragen, bevor sie abholen. Die Abholungen sollen nur über die Plattform koordiniert werden und nicht über andere Wege wie Telefon, SMS, Mails, Facebook, Rauchzeichen etc. So können Verstoß-Meldungen vom Team zurückverfolgt werden, wenn jemand nicht abgeholt hat. Außerdem ergibt sich eine höhere Regelmäßigkeit und Transparenz für den Betrieb.
  • Beobachtete Verschwendung von Lebensmitteln in den Betrieben sollte als konstruktiver Verbesserungsvorschlag in respektvoller Art und Weise geäußert werden, auf keinen Fall fordern oder mit einer Anspruchshaltung. Der richtige Moment dies zu kommunizieren sollte dabei immer abgepasst werden (z.B. Vorschläge zur Müllreduzierung oder wenn bestimmte Produkte häufiger und in großer Menge abgeschrieben werden).
  • Der Umgang mit den Geschäftsmitarbeitenden sollte immer freundlich und zuvorkommend sein. Wir stellen klar, dass wir niemandem etwas wegnehmen oder mit jemandem in Konkurrenz treten wollen. Falls die Mitarbeitenden beim Abholen etwas für sich herausnehmen wollen, haben sie immer Vorrang!
  • Eine nette Geste des Dankes für die Mitarbeitenden überlegen, z.B. einmal im Monat einen Kuchen backen, Apfelmus aus den geretteten Lebensmitteln kochen - oder was Dir noch so in den Sinn kommt.

Wie reagierst Du, wenn unbekannte Foodsaver oder foodsharing externe Personen unangemeldet bei einem Betrieb Lebensmittel abholen

  • Sollte es öfter vorkommen, das jemand Unbekanntes abgeholt hat, schreibe dies auf die Betriebspinnwand und spreche mit dem Betrieb, sodass die fortan alle Foodsaver nach ihrem Ausweis fragen. Die Ausweiskontrolle verhindert, dass sich Foodsaver oder andere Menschen außerhalb des foodsharing Netzwerk unangemeldet abholen gehen.
  • Kommuniziere das Auftreten des Problems mit dem Team mit einem Pinnwandeintrag und einer Rundmail an alle aus dem Team, wo du daraufhin weist, dass zukünftig immer der foodsharing Ausweis bei der Abholung unaufgefordert vorgezeigt werden muss. Diese Information trage bitte auch in der Beschreibung des Betriebes ein.
  • Sollte das Problem dennoch auftreten, fertige eine Liste mit allen Namen und deren Foodsaver Ausweis IDs an. Die Liste gibst Du dem Betrieb und bittest die Angestellten bevor sie Lebensmittel rausgeben die Abholenden nach ihrem Ausweis zu fragen und dieser mit der Liste abgeglichen werden muss, nur die die auf der Liste sind haben das Recht dort abzuholen. Dabei ist es wichtig, mit dem Betrieb offen zu kommunizieren und sich für die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.

Weitergabe an eine neue Betriebsverantwortliche

  • Wenn Du die Aufgabe nicht mehr entsprechend den genannten Punkten erfüllen kannst, kannst Du Dir Hilfe suchen, indem Du weitere Betriebsverantwortliche ernennst, denen Du eine zuverlässige und verantwortungsvolle Erfüllung der Betriebsverantwortlichen-Aufgaben zutraust.
  • Im Extremfall kannst Du die Kooperation abgeben. Suche dazu einen zuverlässigen und vertrauensvollen Foodsaver, der Dein vollstes Vertrauen genießt. Dieser muss das Quiz für Betriebsverantwortliche bestanden haben. Gib nur Kooperationen ab, die ohne Probleme (egal ob teamintern oder mit dem Betrieb) laufen, und nicht um die Probleme an den Nächsten weiterzugeben! Wenn Du Hilfe brauchst, kannst Du Dich an DeineN BotschafterIn wenden.

Über diesen Text

In diesem Text wird das generische Femininum für Betriebsverantwortliche benutzt. Mit der weiblichen Form sind alle Betriebsverantwortlichen gemeint. Wir finden, dass es dadurch lesbarer ist, als wenn wir dauerhaft beide Formen benutzen.

Flussdiagramm Kooperationsaufbau

Kooperationsaufbau.png